وضعیت استقرار سامانه قراردادها در سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه شهرداری تهران (گزارش جلسه)

سی‌ویکمین جلسه کمیته شفافیت و شهر هوشمند روز شنبه، ۹۷/۴/۲، به ریاست دکتر بهاره آروین و با حضور سرکارخانم امیرحسینی، مدیرکل امور مجامع و سازمان‌ها، و جناب آقای فرجود، مدیرعامل فاوا برگزار شد.

پیرو جلسه بیست‌وهفتم کمیته (۹۷/۲/۲۹)، بخش ابتدایی جلسه روز شنبه (۹۷/۴/۲) به بررسی گزارش اداره کل مجامع از وضعیت راه‌اندازی سامانه قراردادها در ۴۳ سازمان و شرکت تابعه نسل اول شهرداری و برنامه‌ای که در تعامل با سازمان فاوا در خصوص زمان‌بندی و اولویت‌بندی جهت استقرار کامل سامانه قراردادها (برقراری امکان ثبت باگردش اطلاعات قراردادها) در این سازمان‌ها و شرکت‌ها تدوین شده بود اختصاص یافت. تنوع آیین‌نامه‌های مالی و معاملاتی شرکت‌ها و سازمان‌های وابسته به شهرداری تهران و به تبع تفاوت گردش و مراحل انعقاد قرارداد، اصلی‌ترین عاملی است که باعث شده است علی‌رغم بخشنامه شهردار اسبق تهران، جناب آقای قالیباف در سالیان گذشته برای راه‌اندازی سامانه قراردادها در کلیه واحدهای تابعه، همچنان در حدود ۷۵ درصد از واحدهای تابعه امکان ثبت با گردش اطلاعات در این سامانه وجود نداشته باشد.

درعین‌حال، بر مبنای دستور شهردار سابق تهران، جناب آقای نجفی و به منظور انتشار عمومی اطلاعات قراردادهای بالای یک میلیارد تومان، این سامانه به صورت ناقص و با امکان ثبت آفلاین و بدون گردش اطلاعات قراردادها در حدود ۸۵ درصد واحدهای تابعه راه‌اندازی شده است که در این جلسه مقرر شد در ۷ واحد باقیمانده نیز حداکثر تا پایان تابستان، سامانه به صورت آفلاین راه‌اندازی شده تا درصد پوشش ثبت بدون گردش و آفلاین اطلاعات قراردادهای بالای یک میلیارد تومان در همه واحدهای تابعه، به ۱۰۰ درصد افزایش یابد.

در حال حاضر در ۱۱ واحد از ۴۳ سازمان و شرکت تابعه شهرداری، سامانه قراردادها به طور کامل (با امکان ثبت باگردش اطلاعات) راه‌اندازی شده است. با این حال به دلیل برخی مشکلات فنی، در ۸ واحد از این ۱۱ واحد هنوز ثبت اطلاعات قراردادها صورت نگرفته که مقرر شد ظرف مدت حداکثر دو هفته، این مشکلات برطرف شود و ثبت اطلاعات مشابه مناطق شهرداری به صورت آن‌لاین و با گردش انجام گیرد. این واحدها عبارتند از: شرکت بهره‌برداری راه‌آهن شهری تهران و حومه، سازمان بهشت زهرا، سازمان عمرانی مناطق، سازمان آتش‌نشانی و خدمات ایمنی تهران، سازمان مدیریت پسماند، شرکت واحد اتوبوسرانی، سازمان زیباسازی، سازمان بوستان‌ها و فضای سبز.

در رابطه با ۳۲ واحد باقی‌مانده، اداره کل امور مجامع، این واحدها را برمبنای تنوع مراحل و روال‌های گردش کار انعقاد قراردادها، در سه گروه، دسته‌بندی کرده و با توجه به کار فنی موردنیاز برای مناسب‌سازی سامانه قراردادها جهت پوشش‌دهی به روال‌های گردش کاری هر دسته، ظرفیت نیروی انسانی موجود سازمان فاوا، و آمادگی سازمان/شرکت مربوطه در همکاری با سازمان فاوا، برنامه زمان‌بندی و اولویت‌بندی‌ای برای برقراری امکان ثبت باگردش اطلاعات قراردادها تدوین کرده بود که  میزان زمان لازم برای تحقق پوشش ۱۰۰ درصدی راه‌اندازی کامل سامانه قراردادها با امکان ثبت آن‌لاین و با گردش اطلاعات قراردادها در همه واحدهای تابعه را حدود دو سال و تا بهار ۹۹ تخمین زده و زمان‌بندی کرده بود.

با این حال در جلسه تصمیم بر آن شد تا زمان‌بندی استقرار کامل سامانه قراردادها، مطابق با زمان‌بندی ۹ماهه مصوب برای اجرایی شدن طرح «الزام شهرداری تهران به انجام الکترونیکی و اعلان عمومی اطلاعات معاملات شهرداری» تنظیم گردد. در واقع از آن‌جایی که بستر الکترونیکی اجرایی شدن این طرح، نسخه ارتقایافته سامانه قراردادها تحت عنوان جدید «سامانه جامع معاملات» و با امکان انجام الکترونیکی کلیه معاملات اعم از مناقصه، مزایده، سرمایه‌گذاری، … خواهد بود، سقف ۹ ماهه مصوب برای استقرار سامانه جامع معاملات در کلیه شهرداری‌های مناطق و سازمان‌ها و شرکت‌ها، استقرار کامل سامانه قراردادها در سازمان‌ها و شرکت‌ها را نیز پوشش خواهد داد.

همچنین از آنجایی که راه‌اندازی سامانه قراردادها در هر واحد، در چند مرحله و طی رفت‌وبرگشت‌هایی بین واحد مورد نظر و سازمان فاوا صورت می‌گیرد و بعضا عدم مسئولیت مشخص واحدها در این فرآیند، باعث طولانی شدن فرآیند راه‌اندازی سامانه در واحدهای تابعه می‌شود، مقرر شد سازمان فاوا جهت اجرای دقیق برنامه زمان‌بندی راه‌اندازی سامانه در واحدهای تابعه، ظرف مدت دو هفته، نظام‌نامه تیپ خود را درباره زمان‌بندی و مراحل راه‌اندازی سامانه و اینکه نحوه پاسخ‌گویی واحدهای تابعه در تعامل با سازمان فاوا به چه صورت باید باشد، تدوین و به کمیته ارائه کند.

موضوع دیگر مورد بحث در جلسه روز شنبه (۹۷/۴/۲) وضعیت سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه در استفاده از سامانه جامع مالی شهرداری بود. بر طبق گزارش راهبر سامانه جامع مالی، گرچه سامانه جامع مالی شهرداری در اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها راه‌اندازی شده است، اما برخی از این شرکت‌ها و سازمان‌ها به طور موازی از سامانه مالی دیگری نیز استفاده می‌کنند. از این بین و با توجه به اهمیت و گستره فعالیت‌های مالی سه سازمان املاک و مستغلات، عمرانی مناطق، و مهندسی و عمران، مقرر شد طی دوهفته آینده و در جلسه‌ای مشترک بین نمایندگان این سازمان‌ها، اداره کل امور مجامع و سازمان فاوا، علل به‌کارگیری سامانه مدیریت مالی موازی در این سازمان‌ها بررسی شود تا در ادامه بتوان اقدامات مقتضی برای حذف سامانه‌های موازی را صورت داد.

بخش دوم جلسه با حضور کارشناسان کمیته، به صورت داخلی برگزار شد. با توجه به برخی اختلاف‌نظرهای رخ‌داده طی چند ماه فعالیت کمیته بین رویکرد کمیته شفافیت با مسئولین ذیربط در شهرداری بر سر مصادیق قوانین مربوط به شفافیت و انتشار اطلاعات، مقرر شد تا کارشناسان کمیته برمبنای قوانین و اسناد بالادستی که پشتیبان و معین‌کننده حدود مجاز انتشار عمومی اطلاعات هستند، آیین‌نامه اجرایی شفافیت اطلاعات در شهرداری تهران را تدوین کرده و به کمیته ارائه دهند.