برنامه‌های تحقق شفافیت در سازمان املاک و مستغلات (گزارش جلسه)

سی‌ونهمین جلسه کمیته شفافیت و شهر هوشمند، شنبه ۹۷/۵/۲۷ به ریاست دکتر بهاره آروین و با حضور جناب آقای پرویزی، مدیرعامل سازمان املاک و مستغلات، نماینده فاوا و راهبران دو سامانه جامع مالی و سامانه قراردادها، در محل آن سازمان برگزار شد.
پیرو تصمیم کمیته مبنی‌بر نظارت بر حسن اجرای مصوبه «الزام شهرداری تهران به انجام الکترونیکی و اعلان عمومی اطلاعات معاملات شهرداری تهران» و با توجه به آنکه به‌کارگیری سامانه جامع مالی و سامانه قراردادها پیش‌شرط اجرایی شدن کامل این مصوبه است، این جلسه به بررسی وضعیت این سازمان در به‌کارگیری این دو سامانه اختصاص یافت.
در حال حاضر، اطلاعات مربوط به املاک تحت پوشش شهرداری تهران، در سامانه جامع املاک ثبت می‌گردد اما این اطلاعات کامل و جامع نیست. بنابر اظهارات مدیرعامل سازمان املاک و مستغلات، در دوره جدید مدیریت شهری، اسناد مربوط به بیش از بیست‌هزار ملک اسکن و در سامانه بارگذاری شده است و این روند همچنان ادامه دارد.
سازمان املاک و مستغلات از آن جهت در اولویت پیگیری‌های کمیته شفافیت قرار گرفت که علی‌رغم انجام حجم بالایی از معاملات شهرداری تهران در این سازمان، متاسفانه هیچ‌یک از دو سامانه قراردادها و سامانه جامع مالی در این سازمان به طور کامل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و اطلاعات معاملات انجام شده در این سازمان، در سامانه‌های مرتبط در شهرداری تهران به صورت کامل ثبت نمی‌شود.
در بررسی علت عدم‌استفاده کامل از سامانه جامع مالی و استفاده از سامانه مالی دیگری به‌طور موازی، مشخص شد که در حال حاضر سامانه جامع مالی شهرداری پاسخگوی تمامی نیازمندی‌های این سازمان در حوزه ثبت و گزارش‌گیری از عملیات مالی نیست و استفاده موازی از یک سامانه مالی دیگر نیز به همین دلیل بوده است.
با توجه به اهمیت به‌روز و کامل بودن اطلاعات ثبت‌شده در سامانه جامع مالی و همچنین لزوم حذف سربار ناشی از کار با دو سامانه، تصمیم بر آن شد که سازمان فاوا، یا سامانه جامع مالی را به نحوی ارتقا دهد که پاسخگوی تمام نیازمندی‌های این سازمان در حوزه ثبت و گزارش‌گیری عملیات مالی باشد و بدین‌شکل استفاده سازمان املاک از سامانه مالی موازی را بلاموضوع کند، و یا در صورتی‌که چنین ارتقایی در سامانه مالی امکان‌پذیر نباشد، به نحوی شرایط اتصال این دو سامانه به یکدیگر و دسترسی سیستمی سامانه جامع مالی به اطلاعات سامانه مالی مورد استفاده در این سازمان را فراهم کند. در این راستا مقرر شد تا سازمان املاک و مستغلات متولی برگزاری جلسات کارشناسی با نمایندگان سازمان فاوا شود و تا پایان شهریور ماه برنامه زمان‌بندی مربوط به ارتقای سامانه جامع مالی در این سازمان و یا برقراری اتصال سیستماتیک بین دو سامانه مالی را به کمیته ارائه دهد.
به گزارش سازمان املاک و مستغلات، این سازمان در سال‌های ۹۶ و ۹۷ مجموعا ۵۰ قرارداد بالای یک‌میلیارد تومان منعقد کرده است که ۳۲ مورد از آن قرارداد فروش (ترک تشریفات، مزایده، تهاتر) و ۱۸ مورد دیگر، قرارداد خرید بوده است. بااین‌حال اطلاعات مربوط به این قراردادها در سامانه قراردادها ثبت نشده است. مشابه با سامانه جامع مالی و با توجه به ویژگی‌های خاص معاملات صورت‌گرفته در سازمان املاک و مستغلات، نقص اطلاعات ثبت‌شده در سامانه قراردادها نیز به دلیل عدم پشتیبانی این سامانه از فیلدهای اطلاعاتی مورد نیاز قراردادهای سازمان املاک و مستغلات جهت ثبت اطلاعات بوده است چراکه سامانه قراردادها در شکل فعلی خود صرفا برای ثبت قراردادهای هزینه‌ای مانند مناقصات طراحی و اجرا شده است و امکان ثبت اطلاعات دیگر قراردادها از جمله قراردادهای درآمدی مانند مزایده‌ها یا خرید و فروش املاک هنوز در این سامانه فراهم نیست.
ارتقای سامانه قراردادها به سامانه جامع معاملات به گونه‌ای‌که امکان ثبت با گردش تمامی انواع معاملات اعم از مناقصه، مزایده، تهاتر، خرید و فروش امکلاک، سرمایه‌گذاری، توافق‌نامه‌ها و تفاهم‌نامه‌ها و دیگر انواع معاملات در این سامانه فراهم شود، یکی از مهم‌ترین گام‌های اجرایی شدن مصوبه «الزام شهرداری تهران به انجام الکترونیکی و اعلان عمومی اطلاعات معاملات» است. در این رابطه مقرر شد تا پایان شهریورماه، سامانه قرارادادها به نحوی مناسب‌سازی شود تا امکان ثبت بدون گردش اطلاعات تمامی انواع معاملات صورت‌گرفته در سازمان املاک و مستغلات فراهم گردد و برقراری امکان ثبت باگردش اطلاعات معاملات نیز حداکثر تا پایان سال جاری انجام گیرد. مناسب‌سازی سامانه قراردادها برای ثبت باگردش معاملات سازمان املاک، گام مهمی در ارتقای این سامانه به سامانه جامع معاملات در شهرداری تهران است که امکان ثبت اطلاعات طیف متنوعی از انواع معاملات را فراهم خواهد کرد.
کیفیت اطلاعات ارائه‌شده در وب‌سایت سازمان املاک و مستغلات از منظر برقراری شفافیت اطلاعاتی موضوع دیگری بود که در این جلسه مورد بحث قرار گرفت. درحال‌حاضر وب‌سایت سازمان املاک و مستغلات در موارد مختلفی از جمله اساس‌نامه، نمودار سازمانی، معرفی هئیت‌مدیره و رزومه‌های مدیران و نیز آئین‌نامه‌ مالی و معاملاتی ملاک عمل دچار نقص اطلاعاتی می‌باشد. برخی از این موارد به دلیل آنکه مفاد آن‌ها در دست بررسی و تغییر است امکان ارائه از طریق وب‌سایت را نداشته است. بااین‌حال مقرر شد که حداکثر تا پایان شهریورماه، اطلاعات مربوط به تمامی موارد مذکور به طور کامل در وب‌سایت سازمان بارگذاری شود.