مصاحبه با مهدیه آقاملایی- آبان ۱۴۰۲
مصاحبه‌کننده: لطفاً خودتان را معرفی کنید و از سابقهٔ شروع به‌کارتان در شورای شهر بگویید.
مهدیه آقاملایی: من مهدیه آقاملایی هستم. فوق‌لیسانس مدیریت فرهنگی دارم. سابقهٔ کارم در شورا به سال ۱۳۷۹ و دورهٔ اول شورا برمی‌گردد، یعنی حدود بیست‌وچهار سال است که در شورا فعالیت می‌کنم. در دورهٔ اول خانم جلایی‌پور رئیس ستاد شورایاری بودند و من، به‌عنوان اینکه قرار است در ستاد شورایاری مشغول به کار شوم، همکاری با ایشان را شروع کردم و فعالیتم در شورا از همان‌جا آغاز شد.
مصاحبه‌کننده: الان در کدام بخش مشغول به کار هستید؟
مهدیه آقاملایی: با انحلال دورهٔ اول، شورا با چالش روبه‌رو شد و بین نمایندگان شورا و همکاران اداری شورا فاصله افتاد تا زمانی که شورای دورهٔ دوم تشکیل گردید. شکر خدا، بعد از آن، ما در معاونت مصوبات مشغول و همان‌جا ماندگار شدیم. تقریباً بیست‌ویک سال است که در این معاونت هستم و در حال حاضر رئیس ادارهٔ مصوبات و تنقیح مقررات[۱] هستم.
مصاحبه‌کننده: وظیفهٔ ادارهٔ مصوبات و تنقیح مقررات چیست؟
مهدیه آقاملایی: همان‌طور که از اسم آن هم برمی‌آید، خروجی نهایی کار ادارهٔ مصوبات «مصوبه» است. بنا بر مادهٔ ۸۰ قانون شوراها[۲] شورای شهر تهران مصوباتی را تصویب می‌نماید که درنهایت توسط ادارهٔ مصوبات انشا و ویرایش می‌شود و به شهرداری تهران و مراجع ذی‌ربط ابلاغ می‌شود. تصویب یک مصوبه مراحلی دارد؛ اولین مرحله و پایهٔ اصلی آن معمولاً ارائهٔ یک طرح یا لایحه است. البته ما مواردی مثل نام‌گذاری معابر و یا تشخیص باغ در پرونده‌های باغات را هم داریم که به‌لحاظ حقوقی «نظریهٔ حقوقی» هستند و نه طرح یا لایحه، اما بالاخره به رأی‌گیری در صحن نیاز دارند و به همین دلیل جزء مصوبات به حساب می‌آیند. پس نام‌گذاری معابر، تشخیص باغات، طرح و لایحه طی مراحلی درنهایت به مصوبهٔ شورا می‌انجامند.
بخشی از وظیفهٔ رئیس ادارهٔ مصوبات و تنقیح مقرراتْ ارجاع طرح یا لایحه و درخواست معرفی نمایندگان بر اساس قوانین موضوعه به کمیسیون‌های تخصصی شوراست. در ادامه، رئیس ادارهٔ مصوبات باید پیگیری کند تا کمیسیون‌ها گزارش‌های خود را ارسال کنند، و بعد از دریافت گزارش‌ها، آنها را، به همراه دیگر موارد قابل طرح در صحن شورا، در اختیار رئیس ادارهٔ جلسات قرار دهد تا در فهرستی به نام « فهرست موارد آماده جهت دستور» قرار گیرد.
ممکن است آنچه در صحن شورا مصوب می‌شود با آنچه کمیسیون تخصصی در گزارش خود روی یک طرح یا لایحه پیشنهاد داده است متفاوت باشد. ادارهٔ مصوبات و تنقیح مقررات وظیفه دارد تغییراتی را که در صحن شورا پیشنهاد و تصویب شده است در گزارش کمیسیون اعمال نماید و پس از تأیید معاونت مصوبات، متن نهایی را، جهت امضا، به رئیس شورا ارسال نماید.
مصاحبه‌کننده: ثبت اتفاقات جلسات صحن بر عهدهٔ چه کسی است؟
مهدیه آقاملایی: الان دو قسمت شده است. ثبت فیلم و صوت جلسه توسط روابط عمومیِ شورا و رصد جلسه توسط معاونت مصوبات انجام می‌شود. این معاونت فقط می‌خواهد بداند برای آنچه قرار است ابلاغ شود چه اتفاقی افتاده، بنابراین فقط رصد جلسه را لازم دارد. البته بنا بر آنچه در قانون آمده، برخی موارد مربوط به رصد جلسات، مثل ثبت مذاکرات، جزء وظایف هیئت‌رئیسهٔ شوراست که در حال حاضر این بخش را هم معاونت مصوبات انجام می‌دهد.
مصاحبه‌کننده: معاونت مصوبات، بعد از ابلاغ مصوبه، در پیگیری اجرای آن هم نقش دارد؟
مهدیه آقاملایی: بله، دارد. اصلاً یکی از وظایف رئیس شورا پیگیری اجرای مصوبات است. ما در معاونت مصوبات شاید اجرای مصوبات را در سطح کارشناسی پیگیری نکنیم، اما برخی مصوبات الزاماتی دارند که به‌لحاظ زمان‌بندی باید حواسمان به اجرای آنها باشد، مثل الزام شهرداری به ارسال لایحه یا معرفی نماینده‌هایی که باید به کمیته‌ها بروند. ما همهٔ مصوبات را بررسی می‌کنیم و برای مصوبه‌هایی که چنین تکالیفی دارند به شهرداری نامهٔ پیگیری می‌زنیم. اما پیگیری کارشناسی نوع دیگری از پیگیری است که معمولاً کمیسیون‌ها درخواست می‌کنند و مثلاً می‌گویند ما درمورد فلان مصوبه پیگیری مداوم می‌خواهیم، و ما هم ارسال نامهٔ پیگیری برای آن مصوبه را در دستور کارمان می‌گذاریم.
البته قبلاً بدون درخواست کمیسیون‌ها هم نامه‌های پیگیری کارشناسی را ارسال میکردیم، اما الان تعداد مصوبات خیلی زیاد شده و از طرفی می‌بینیم کمیسیون‌ها تمایل دارند، بر اساس اهداف و اولویت‌هایشان، مستقیماً با شهرداری مکاتبه کنند و پیگیر اجرای مصوبات شوند. به همین دلیل ما معمولاً سعی می‌کنیم تا وقتی خود کمیسیون‌ها درخواست نکرده‌اند، نامهٔ پیگیری نزنیم. البته همان‌طور که گفتم برخی موارد مثل پیگیری ارسال لایحه یا پیگیری معرفی نماینده یا اقدامی که خیلی مهم است و باید ظرف مثلاً یک ماه نتیجهٔ آن به شورا برسد را ما خودمان انجام می‌دهیم. یعنی پیگیری مقطعی را انجام می‌دهیم. ولی اگر مثلاً درحوزهٔ پسماند تکلیفی به عهدهٔ شهرداری قرار گرفته باشد، نامهٔ پیگیری را در صورتی می‌زنیم که رئیس شورا دستور پیگیری بدهد یا کمیسیون خدمات شهری شورا درخواست آن را داشته باشد.
مصاحبه‌کننده: در دورهٔ قبل چطور با فعالیت‌های خانم آروین و پروژهٔ شفافیت شورا و الکترونیکی‌شدن فرایندهای آن آشنا شدید؟
مهدیه آقاملایی: اصلی‌ترین موضوع همکاری من با خانم آروین راه‌اندازی سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح در شورا بود که زمان زیادی هم برد. قرار بود همهٔ طرح‌ها و لوایحی که به شورا ارائه می‌شد -طرح‌ها را که خود اعضای شورا پیشنهاد می‌دهند و لوایح را عمدتاً شهرداری ارائه می‌دهد- در این سامانه ثبت شود و گردش کار داخلی رسیدگی به آنها تا زمان تصویب نیز در این سامانه طی شود. من رئیس ادارهٔ مصوبات و تنقیح مقررات هستم و احتمالاً چون ارجاعات طرح‌ها و لایحه‌ها و مراحل اداری اصلی بررسی پیشنهادها تا ابلاغ مصوبه به‌عهدهٔ من بود و کارشناس آن حوزه به حساب می‌آمدم، رئیس واحد من را به‌عنوان نمایندهٔ معاونت مصوبات به خانم آروین معرفی کردند. فکر می‌کنم انتخابشان کسی بود که کار را بلد باشد، بداند که باید چه کار کند و مراحل کار را درست اطلاع‌رسانی کند. البته به‌جز من، برخی دیگر از همکاران معاونت هم، به تناسب موضوع، با این پروژه همکاری می‌کردند.
ما، علاوه بر کار اداری معمول خودمان، باید زمان می‌گذاشتیم و در هفته در چند جلسه شرکت میکردیم و تمام ریزه‌کاری‌های فرایندها را درمی‌آوردیم. باید مشخص می‌شد که در هر مرحله سامانه باید چه قابلیت‌هایی داشته باشد، مثلاً چطور باید یک طرح در سامانه تعریف شود، یا وضعیت اجرای آن ثبت شود یا اساساً نیاز اعضا به‌عنوان کاربران سامانه چیست. همگی این موارد نیاز به بررسی داشت و زمان می‌برد و من تا جلسهٔ بعدی باید آماده می‌بودم که چیزی از قلم نیفتد.
مسئله‌ای که وجود داشت این بود که اتوماسیون از دورهٔ سوم یا چهارم وجود داشت، اما به‌گونه‌ای نبود که همه بتوانند همهٔ کارهایشان را در فضای اتوماسیون انجام دهند. از دورهٔ پنجم بود که کار با اتوماسیون در شورای شهر برای همه کارمندان اجباری شد، همهٔ مکاتبات در بستر اتوماسیون انجام می‌شد و فضا خیلی خوب شده بود. همهٔ ارجاعات اتوماسیونی شده بود و حتی دسترسی خود ما به طرح‌ها و لوایحمان هم خیلی راحت‌تر شده بود چون می‌دیدیم لینک همهٔ این طرح‌ها و لوایح در سیستم اتوماسیون قابل مشاهده است و حتی اگر پروندهٔ فیزیکی موجود نبود، از طریق لینک‌های موجود می‌توانستیم ببینیم که چه اتفاقی روی طرح یا لایحه افتاده است، به چه کسی ارجاع شده و به چه کسی ارجاع نشده است.
با فعال‌شدن اتوماسیون، اولین موضوعی که ما در رابطه باسامانهٔ طرح‌ها و لوایح با خانم آروین مطرح کردیم این بود که سامانه‌ای که قرار است طراحی شود در خود بستر اتوماسیون ایجاد شود و خارج از اتوماسیون نباشد، یعنی طرح‌ها و لوایح دوباره جای دیگری ثبت و ضبط نشوند که ما مجبور شویم دنبال آنها بگردیم. شروع کردیم به شرکت در جلساتی که خانم آروین با کارشناس‌های سازمان فناوری و اطلاعات شهرداری و کارشناس‌های خودمان در ادارهٔ فناوری اطلاعات شورا برگزار می‌کرد. آنجا هم پیشنهاد اصلی من همین بود که کار از محور اتوماسیون خارج نشود چون ما تازه متوجه شده بودیم که اتوماسیون واقعاً قابلیت‌های خوبی دارد و می‌تواند کمک زیادی به کارهای ما کند. پیشنهاد ما پذیرفته و کار ایجاد سامانه شروع شد.
مصاحبه‌کننده: به‌طور مشخص سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح قرار بود چه تغییری در سیستم کار شورا به وجود بیاورد؟ قبل از آن کار چطور بود؟
مهدیه آقاملایی: قرار بود سامانه همان کمکی را به ما بکند که اتوماسیون داشت می‌کرد. اما خب آن زمان استفاده از اتوماسیون تازه فراگیر شده بود و خود من بعد از دو-سه سال متوجه شدم که سیستم اتوماسیون می‌تواند چقدر مفید باشد -کمااینکه همان زمان هم به خود سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح کمک زیادی کرد- طوری که من دیگر سراغ پروندهٔ فیزیکی نمی‌روم چون تمام سوابق یک طرح یا لایحه، ریزبه‌ریز، در سیستم اتوماسیون وجود دارد. شاید اگر من آن موقع با اتوماسیون بیشتر آشنا بودم، می‌توانستم افراد را متقاعد کنم که کاری را که از سامانهٔ طرح‌ها و لوایح انتظار دارند همین اتوماسیون می‌تواند انجام دهد. البته یک تفاوت بین سیستم اتوماسیون با سامانه وجود داشت و آن هم این بود که ما می‌توانستیم روی اطلاعات ثبت‌شده در سامانه گزارش‌گیری کنیم. آن گزارش‌هایی که قرار بود از سامانهٔ طرح‌ها و لوایح بگیریم برای خانم آروین اهمیت زیادی داشت.
ببینید، یکی از وظایف ما به‌عنوان کارشناس ادارهٔ مصوبات این است که اطلاعاتی را که هیئت‌رئیسه می‌خواهد در اختیارشان بگذاریم. تا قبل از راه‌افتادن سامانه، من یک‌سری اطلاعات را روی سیستم خودم و برای خودم داشتم و از آنها برای گزارش‌دادن به هیئت‌رئیسه استفاده می‌کردم. مثلاً وقتی دوره عوض می‌شود اعضای جدید شورا اطلاع چندانی ندارند که در دورهٔ قبل چه طرح‌ها و لوایحی در دستور کار قرار داشته است. ما موظف هستیم به آنها اعلام کنیم که چه تعداد طرح و لایحهٔ معوقه از دورهٔ قبل داریم. پس زمانی که خانم آروین اطلاعات طرح‌ها و لوایح را خواست برای ما چیز جدیدی نبود. اما خب تا پیش از آن، من آنها را پرینت می‌کردم یا به‌صورت فایل ورد یا پی‌دی‌اف در اختیار هیئت‌رئیسه می‌گذاشتم، چون معمولاً تعداد محدودی طرح و لایحه بود که باید در اختیارشان قرار می‌دادم. درحالی‌که خانم آروین می‌خواستند همهٔ طرح‌ها و لوایح جایی ثبت و ضبط شوند و بتوانیم از طریق سامانه بفهمیم که مثلاً چه تعداد طرح و چه تعداد لایحه داریم، طرح‌ها و لوایح به کجا ارجاع شده‌اند، چقدر از آنها معوق و بلاتکلیف مانده، و ….
مورد دیگری که برای خانم آروین اهمیت داشت زمان‌بندی‌هایی بود که، طبق قوانین و آیین‌نامه‌های مربوط به ادارهٔ شورا، باید در فرایند بررسی پیشنهادها رعایت می‌شد. ایشان می‌خواست سیستمی وجود داشته باشد تا وقتی تاریخ‌های موردنظر سرمی‌رسد، مثلاً زمان کمیسیون برای ارائهٔ گزارش روی یک طرح یا لایحه تمام می‌شود، خودبه‌خود هشدار دهد و این باعث شود کمیسیون‌ها مدام در حرکت باشند که زودتر گزارش‌هایشان را بیاورند، و حتی اگر نیاوردند هم، بررسی طرح یا لایحه به مرحلهٔ بعد رود و در لیست «آماده به دستور» قرار گیرد و کار معطل نماند.
مصاحبه‌کننده: تا قبل از اینکه سامانهٔ طرح‌ها و لوایح راه بیفتد کنترل زمان‌بندی‌ها چطور انجام می‌شد؟
مهدیه آقاملایی: کنترل سفت‌وسختی اعمال نمی‌شد. البته بعد از راه‌افتادن سامانه هم لزوماً تغییری در وضعیت ایجاد نشد. یعنی عملی نبود که زمان‌بندی برخی کارها، مثل انجام کار کارشناسی در کمیسیون‌ها، در کنترل سامانه باشد. حتی خانم آروین پیشنهاد دادند چند مورد، به‌رغم اینکه کمیسیون گزارش خود دربارهٔ آنها را ارائه نداده بود، وارد دستورجلسه شوند. یعنی خواستند زمان قانونی مبنی بر ورود پیشنهادها به دستورجلسه رعایت شود. اما درعمل این اتفاق نیفتاد چون بالاخره موضوعاتِ موردبررسی تخصصی هستند و ورود موضوع به صحن بدون کار کارشناسی و گزارش کمیسیون هم بازخورد خوبی ندارد. یعنی نمی‌شد به زمان‌بندی‌های سامانه اکتفا کنیم و بگوییم چون یک پیشنهاد قرار بوده در فلان تاریخ وارد دستورجلسه شود پس باید بشود؛ نه، ماجرا ابعاد دیگری هم دارد.
مثلاً فکر کنید لایحهٔ خیلی مهمی داریم که کمیسیون مربوطه، به هیچ طریقی، گزارش خود در ارتباط با این لایحه را نمی‌دهد. خانم آروین نظرش این بود که وقتی به مهلت تعیین‌شده می‌رسیم چند بار از کمیسیون پیگیری شود و اگر باز هم گزارش را ارائه ندادند، لایحه در لیست «آماده به دستور» قرار گیرد. برای خانم آروین نظم انجام کار اهمیت زیادی داشت. اما خب وقتی کمیسیونی گزارش نداده است، حتی اگر طرح یا لایحه وارد دستور شود هم پشتوانهٔ کارشناسی ندارد و بررسی آن در صحن شورا ضعیف انجام خواهد شد. به همین دلیل اعمال سفت‌وسخت زمان‌بندی‌ها درنهایت انجام نشد. خانم آروین اهداف خوبی را دنبال می‌کردند، اما بعضی ایده‌های ایشان خیلی شخصی بود و سیستم لزوماً نمی‌توانست با آن همراهی کند.
مصاحبه‌کننده: درنهایت چه بخش‌هایی از سامانهٔ طرح‌ها و لوایح راه‌اندازی شد و شما شروع به استفاده از آن کردید؟
مهدیه آقاملایی: سامانه ابتدا طرح‌ها و لوایح را از سیستم اتوماسیون فراخوانی می‌کرد و بعد از آن هم گردش کار بررسی طرح‌ها و لوایح، از زمانی که به کمیسیون‌های تخصصی ارجاع می‌شدند تا زمانی که در دستورجلسه قرار می‌گرفتند، از طریق سامانه انجام می‌شد. بعد از آن هم نامهٔ اتوماسیونی دستورجلسه واقعاً از روی خروجی سامانه ساخته می‌شد. انجام هفتاد-هشتاد درصد این مراحل بر عهدهٔ من بود. من از زمانی که سامانه راه‌اندازی شد، ورود اطلاعاتم در آن به‌روز بود و اطلاعات را همزمان با ارائهٔ طرح‌ها و لوایح وارد سامانه می‌کردم. قرار بود اطلاعات مواردی که مربوط به قبل از راه‌اندازی سامانه بود هم به‌تدریج روی سامانه بارگذاری شود، اما شیوع کرونا در کشور در این کار وقفه انداخت. فاصله‌ای که کرونا ایجاد کرد اثر بسیار منفی‌‌ای در رابطه با این سامانه داشت و باعث اخلال در انجام بعضی کارها شد.
مصاحبه‌کننده: این موضوع را کمی بیشتر باز می‌کنید؟ معمولاً در رابطه با سامانه‌ها می‌گویند بروز کرونا به توسعه و گسترش آنها کمک کرد.
مهدیه آقاملایی: خب بالاخره کسی که اطلاعات را وارد سامانه می‌کرد باید در شورا حضور می‌داشت. ما مراحل اول -که مسئولیتش با من بود- را می‌توانستیم به‌صورت غیرحضوری در سامانه انجام دهیم، اما کارهای مرحلهٔ دستورجلسه را باید رئیس ادارهٔ «امور جلسات و هیئت‌رئیسه» -یکی دیگر از ادارات ذیل معاونت مصوبات- انجام می‌داد و دیگر دست من نبود. بعد از برگزاری جلسه هم باید اتفاقات صحن در سامانه وارد می‌شد که یکی از آنها نتایج رأی‌گیری‌ها بود. تا قبل از کرونا، رأی‌گیری‌ها به‌صورت الکترونیکی انجام می‌شد و آمار آن را بلافاصله پس از جلسه داشتیم، اما در دوران کرونا رأی‌گیری به راحتی انجام نمی‌شد و بعضاً، وقتی می‌خواستیم اطلاعات رأی‌گیری را در سامانه وارد کنیم، می‌دیدیم که اطلاعات آن را نداریم. شرایط جوری بود که مثلاً سه نفر از اعضا الکترونیکی رأی داده بودند و بقیه دستی، چون در دوران کرونا همهٔ اعضای شورا به‌صورت حضوری در جلسات شرکت نمی‌کردند و کسانی که در صحن حضور نداشتند نمی‌توانستند از سیستم رأی‌گیری الکترونیکی استفاده کنند. درواقع هنوز زیرساخت مناسب و کافی برای رأی‌گیری الکترونیکی از راه دور ایجاد نشده بود. اعضا برای رأی‌گیری باید در صحن دکمه می‌زدند و اگر این کار را نمی‌کردند به معنای عدم ثبت سیستمی این مرحله بود و کار نصفه می‌ماند.
خلاصه شرایط از زمانی که رأی‌گیری‌ها کلاً به‌صورت دستی انجام می‌شد هم بدتر بود. کارشناس صحن ما گاهی به‌صورت حضوری در جلسه شرکت می‌کرد و گاهی، به دلیل محدودیت‌های کرونایی، مجبور می‌شد جلسه را از طریق پخش زنده دنبال و رأی‌ها را ثبت کند. بعضی اوقات هم می‌گفت هنوز اطلاعات رأی‌گیری‌ها به دست من نرسیده، یا می‌گفت دوباره باید صوت جلسه صحن را گوش بدهم و جمع‌بندی کنم. این وضعیت داشت کار ما را به تعویق می‌انداخت و اگر می‌خواستیم صبر کنیم که کارشناس اطلاعات را جمع‌بندی و رأی‌های ۲۱ عضو را وارد سامانه کند، زمان زیادی صرف می‌شد. سامانه هم طوری طراحی شده بود که باید هر مرحله انجام می‌شد تا به مرحلهٔ بعد می‌رسیدیم. یعنی اگر کارشناس نمی‌توانست اطلاعات آرا را وارد کند، ما هم نمی‌توانستیم مرحلهٔ ابلاغ مصوبه را انجام دهیم و این را هم در نظر داشته باشید که ما برای ابلاغ مصوبه‌هایمان به شهرداری فقط یک هفته فرصت داریم.
این‌طوری شد که شورا از یک جایی به بعد کلاً سیستم رأی‌گیری الکترونیکی را کنار گذاشت. یعنی حتی کسانی که پشت سیستم بودند هم رأی‌هایشان را با بلندکردن دست اعلام می‌کردند و منشی هیئت‌رئیسه -خانم نژادبهرام[۳] یا خانم آروین- یادداشت می‌کردند.
خلاصه یکی از معضلاتی که کرونا برای ما ایجاد کرد همین بود که خیلی از طرح‌ها و لوایح در سامانه ثبت شدند، اما به مرحله‌ای که مصوبهٔ مربوط به آنها در سامانه تولید و از طریق آن ابلاغ شود نرسیدند.
مصاحبه‌کننده: بعد چه اتفاقی افتاد؟
مهدیه آقاملایی: درنهایت سامانهٔ طرح‌ها و لوایح کنار گذاشته شد، چون ایرادات سامانه برطرف نشد. ما در مرحلهٔ آزمون بودیم و تازه می‌خواستیم ایرادات را دربیاوریم و با کارشناس‌ها مطرح کنیم که درگیر کرونا شدیم. یعنی هنوز ایرادات قبلی را برطرف نکرده بودیم که با یک‌سری مشکلات جدید روبه‌رو شدیم و درنهایت به مرحلهٔ اجرای قطعی نرسیدیم. بعد هم که کلاً دوره عوض شد.
هرچند بعد از آن اتوماسیون نقش خوبی ایفا کرد و باعث شد ما نبودِ سامانه را زیاد حس نکنیم. بعد از آن بود که دیدم اتوماسیون چه قابلیت‌های خوبی دارد و اگر بشود در همین سیستم اتوماسیون، گزارش‌گیری هم داشته باشیم عالی است. نمی‌خواهم بگویم سامانهٔ طرح‌ها و لوایح خوب نبود، نه، اما می‌شد که ارتباط سامانه و اتوماسیون، و همچنین ارتباط مراحل مختلف در سامانه آن‌قدر درهم‌تنیده نباشد که کل سیستم، با کوچکترین اشتباه یا مشکل، قطع شود و از کار بیفتد.
مصاحبه‌کننده: شورای شهر تهران سامانه‌ای برای ثبت و انتشار مصوبات شورا و اطلاعات تنقیحی آن دارد به نام «سامانهٔ جامع مصوبات» که سامانه‌ای به‌روز و محل رجوع است. در مقام مقایسه، فکر می‌کنید چرا سامانهٔ جامع مصوبات شورا در شورا جاگیر شد، اما چنین اتفاقی برای سامانهٔ طرح‌ها و لوایح نیفتاد؟
مهدیه آقاملایی: شاید سامانهٔ جامع مصوبات به دلیل نوع ارتباطی که میان مراحل مختلف تعریف کرده بود توانست موفق شود. آنجا یک اپراتور اطلاعات همهٔ مراحل را بارگذاری می‌کند و زمان‌بندی آن دست خودش است. به‌طور کلی کمیتهٔ تنقیح[۴] -که متولی سامانهٔ جامع مصوبات است- آن‌قدری درگیر زمان نیست، درحالی‌که برای ادارهٔ مصوبات زمان اهمیت زیادی دارد.
برای مثال، ما، طبق قانون، برای ابلاغ مصوبه‌هایمان فقط یک هفته و برای پاسخ به اعتراض فرمانداری فقط ده روز زمان داریم. به‌علاوه، سامانه هم محدودیت‌های زیادی در ترتیب انجام کارها برای ما گذاشته بود. نمی‌توانستیم بگوییم فلان مرحله را بعداً سرِ فرصت انجام می‌دهیم یا فعلاً آن را به‌صورت دستی انجام می‌دهیم و بعداً اطلاعات آن را در سامانه وارد می‌کنیم. باید همهٔ مراحل را به‌ترتیب و به‌صورت آنلاین انجام می‌دادیم و اگر سامانه قطع می‌شد کار می‌خوابید. پیش می‌آمد روزی که کارشناسِ دستورجلسه می‌خواهد متن دستور را ارسال کند و اعضا هر لحظه منتظر هستند، سامانه مشکل پیدا می‌کرد و این بنده‌خدا، همزمان که درگیر درست‌کردن سامانه می‌شد، باید جواب اعضا را هم می‌داد. گاهی اوقات سامانه واقعاً قاطی می‌کرد و تا وقتی ایرادش برطرف نمی‌شد ورود به سامانه ممکن نبود. رئیس اداره یا رئیس شورا هم منتظر نمی‌ماند که من زنگ بزنم تا کارشناس فاوا ایراد را بررسی و آن را برطرف کند، می‌گفت دستور را سریع بفرستید بیاید. ما هم مجبور می‌شدیم کلاً بی‌خیال سامانه شویم. دفعهٔ بعد باز ممکن بود یک ایراد دیگر پیش بیاید.
بنابراین زمان، هم در ابلاغ و هم در دیگر مراحل، برای ما اهمیت زیادی داشت، اما کمیتهٔ تنقیح دغدغهٔ زمان نداشت و از ابتدا همهٔ اطلاعات را آفلاین وارد می‌کرد، برای همین کارکردن با سامانه مشکلی برایش ایجاد نکرد. فکر می‌کنم همین باعث شد تا سامانهٔ مصوبات در مقایسه با سامانهٔ طرح‌ها و لوایح عملکرد بهتری داشته باشد.
البته به‌واسطهٔ نقشی که خانم آروین ایفا کردند، الان خود ما هم با کمیتهٔ تنقیح همکاری داریم. ما عملاً با همهٔ حوزه‌ها در شورا همکاری و تعامل داریم چون، به‌قول معروف، معاونت مصوبات قلب شوراست و اگر اطلاعاتی که واحدهای دیگر نیاز دارند از آنجا خارج نشود، نمی‌توانند بعضی کارها را انجام دهند. مثلاً همین مصوبه‌ای که در سامانهٔ جامع مصوبات بارگذاری می‌شود را ادارهٔ مصوبات در اختیار کمیتهٔ تنقیح قرار می‌دهد. این را دوباره بگویم که در چنین مرحله‌ای اتوماسیون نقش خیلی خوبی ایفا می‌کند. آن زمان خود من، شاید چون هنوز با اتوماسیون آشنا نبودم، تمایل زیادی داشتم که سامانهٔ طرح‌ها و لوایح راه بیفتد، اما بعد از مدتی دیدم به‌سادگی و از طریق رونوشت‌دادن به کمیتهٔ تنقیح در اتوماسیون هم می‌توانیم مصوبات را مستقیماً به آنها ارجاع دهیم و دیگر لازم به ارسال نسخهٔ فیزیکی نیست. اما قبلاً باید حواسمان بود که حتماً یک کپی از هر مصوبه، که ممکن بود پنجاه-صد صفحه باشد، تهیه کنیم و در اختیارشان بگذاریم و این خیلی برای ما سخت بود چون اگر قرار بود ما در این حد درگیر واحدهای دیگر شویم از کار خودمان عقب می‌ماندیم. اما با استفاده از اتوماسیون و با یک تیک ساده، رونوشت می‌زدیم و کار دیگری هم لازم نبود انجام دهیم؛ فایل گزارش، هر چند صفحه که بود، در اختیار آنها قرار می‌گرفت و آنها هم آن را راحت دریافت و بارگذاری می‌کردند. در حال حاضر،کمیتهٔ تنقیح یکی از گزینه‌های اصلی رونوشت مصوبه‌های ماست، یعنی ما همان‌طور که به فرماندار رونوشت می‌زنیم، به کمیتهٔ تنقیح هم حتماً باید رونوشت بزنیم تا آنها هم، همزمان با تصویب مصوبات، آنها را بارگذاری کنند.
نقشی که خانم آروین ایفا کردند در ارجاع طرح‌ها و لوایح به کمیتهٔ تنقیح بود. همزمان با ما که روی سامانهٔ طرح‌ها و لوایح کار میکردیم، کمیتهٔ تنقیح هم روی ایجاد قسمتی در سامانهٔ مصوبات برای گردش کار طرح‌ها و لوایح کار می‌کرد. از دید کمیتهٔ تنقیح کار ما موازی‌کاری به حساب می‌آمد. درنهایت جلسه‌ای هم تحت این عنوان که این موازی‌کاری ادامه پیدا نکند گذاشته شد. خانم آروین گفتند تا سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح بخواهد راه بیفتد، ما با کمیتهٔ تنقیح همکاری کنیم و اطلاعات طرح‌ها و لوایح را در اختیار آنها هم بگذاریم. قرار شد این رونوشتی که ما برای مصوبه‌هایمان به کمیتهٔ تنقیح می‌زنیم، برای طرح‌ها و لوایحمان هم بزنیم. یعنی عملاً با یک رونوشت ساده از طریق اتوماسیون و بدون اینکه بخواهیم وارد سامانهٔ دیگری شویم، هم سرعت کار بالا رفت، هم اسناد به‌صورت خودکار ارجاع می‌شد و هم شفافیت تحقق یافت. این کار الان دارد انجام می‌شود. رونوشت‌های ما هم موارد ثابت و مشخصی هستند که عبارت‌اند از طرح، لایحه، مصوبات، موارد رأی‌های دیوان و قوانین مربوطه، که همه خودبه‌خود دارد از طریق اتوماسیون به کمیتهٔ تنقیح ارجاع می‌شود و آنها هم روی سامانهٔ مصوبات بارگذاری‌شان می‌کنند.
مصاحبه‌کننده: این روال هنوز هم باقی است؟
مهدیه آقاملایی: بله، ادامه دارد. ما با کارشناس‌های جدید این دوره جلسه گذاشتیم و همهٔ این تعاملات دارد با آنها هم انجام می‌شود. ابتدای دوره ما نمی‌دانستیم آنها می‌خواهند طرح‌ها و لوایح را روی سامانه‌شان بارگذاری کنند یا نه، اما دیدیم که آنها خودشان جلسه گذاشتند و گفتند ما می‌خواهیم این کار را انجام دهیم و خواهش کردند که روند قبلی ادامه پیدا کند.
مصاحبه‌کننده: اطلاعات رأی‌گیری‌ها هم بارگذاری می‌شود؟
مهدیه آقاملایی: راستش من اطلاع دقیقی در این مورد ندارم. این را باید از واحد فناوری بپرسید.
مصاحبه‌کننده: پس در حال حاضر، سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح مورد استفاده نیست و خود سیستم اتوماسیون شورا کمک می‌کند و کار را پیش می‌برد؟
مهدیه آقاملایی: به نظرم اتوماسیون نقش خیلی خوبی دارد. قبلاً کارشناس‌های کمیسیون‌ها می‌آمدند و می‌خواستند که پرونده‌ها را در اختیارشان بگذاریم. ازآنجاکه فقط نسخهٔ فیزیکی موجود بود و حتی اگر یک برگه کم می‌شد من باید پاسخگو می‌بودم، نمی‌توانستم اعتماد کنم و به همین دلیل مجبور بودم بگویم بیایید اینجا، بنشینید، تا اجازهٔ دراختیارگذاشتن پرونده را بگیرم. اما الان خیلی خوب شده. مخصوصاً وقتی دوره عوض می‌شود، من فقط شمارهٔ طرح، لایحه یا مصوبهٔ هر موضوعی که دبیرهای کمیسیون‌ها بخواهند را در اختیار آنها می‌گذارم و می‌گویم بروید در لینک‌های مربوطه و چیزی که می‌خواهید را ببینید و هر جا موردی بود ما شما را راهنمایی می‌کنیم. الان اطلاعات مکاتبات مربوط به تقریباً سه دوره -از اواخر دورهٔ سوم به بعد- در اتوماسیون درج شده و حتی اسکنش را می‌توانند ببینند، بنابراین دیگر به پروندهٔ فیزیکی نیاز ندارند.
آن زمان که استفاده از اتوماسیون هنوز اجباری نشده بود، ما خودمان هم اطلاع دقیقی از امکانات اتوماسیون نداشتیم. من خودم، به‌عنوان کارشناس، از وقتی با اتوماسیون کار می کنم، سوابق پرونده‌ها را از روی اتوماسیون چک می‌کنم. سیستم اتوماسیون به من نشان می‌دهد که چه نامه‌ای با چه تاریخی و حتی از کجا روی یک مصوبه آمده است. در لینک‌هایی که به نامه‌ها ضمیمه شده حتی ریزه‌کاری‌های تغییراتی که روی طرح‌ها و لوایح انجام شده را هم می‌توانم ببینم. نه‌فقط من، که این اطلاعات برای همه، حتی کسی که مکاتبه به او ارجاع نشده است، هم قابل مشاهده است و منعی ندارد. امکان دسترسی به این اطلاعات دیگر اصلاً قائم به شخص نیست. بنابراین وقتی دبیر قبلی کمیسیون می‌رود، کافی است دبیر جدید کار با اتوماسیون را بلد باشد. مصوبه‌ها هم که کاملاً بارگذاری شده است. شمارهٔ مصوبه و شمارهٔ اتوماسیون و کل لینک‌های مربوط به آن هم موجود است و افراد خیلی راحت و شفاف می‌توانند به سوابق طرح و لایحه دسترسی پیدا کنند. فقط باید کمی دانش استفاده از آن را داشته باشند که آن هم مختص کار با اتوماسیون نیست و حتی کار با سامانه گردش طرح‌ها و لوایح هم نیاز به آموزش داشت.
با همهٔ این تفاصیل، گزارش‌گیری، که هدف خانم آروین بود، از طریق اتوماسیون محقق نمی‌شود. اتوماسیون امکان گزارش‌گیری به‌صورت مقطعی و لحظه‌ای را ندارد. البته ما خودمان چون در بطن کار مصوبات هستیم، تمام اطلاعات -تعداد طرح‌ها و لایحه‌ها- را داریم و بر اساس آن جمع‌بندی می‌کنیم و نیازی به سیستم جدیدی برای گزارش‌گیری نداریم. به‌علاوه، در حال حاضر امکان گزارش‌گیری روی مصوبات تا حدی در سامانهٔ جامع مصوبات وجود دارد؛ کمیتهٔ تنقیح در دورهٔ جدید- دورهٔ ششم- حتی شناسهٔ نامهٔ مصوبات را هم بارگذاری می‌کند و شما از طریق آن نیز می‌توانید مصوبات را، هم در سامانهٔ مصوبات و هم در اتوماسیون، به‌راحتی جست‌وجو و پیدا کنید.
به نظر من بخش مربوط به مصوبات در سیستم اتوماسیون خیلی خوب است و من از آن زیاد استفاده می‌کنم.
مصاحبه‌کننده: سیستم اتوماسیون پیش از فعالیت کمیتهٔ شفافیت در دورهٔ پنجم هم وجود داشت و سامانهٔ جدیدی نبود. آیا می‌توان گفت که خواستهٔ کمیتهٔ شفافیت مبنی بر شفافیت گردش کار طرح‌ها و لوایح باعث شد که از اتوماسیون به‌عنوان یک ابزار جدی‌تر استفاده کنید؟
مهدیه آقاملایی: بله. قبلاً ما روی نسخه‌های فیزیکی پرونده‌ها کار میکردیم. در اتوماسیون کاری نمی‌کردیم جز اینکه شمارهٔ نامه‌ای را بزنیم و متن نامه را نگاه کنیم. هیچ‌وقت نیامده بودند کار با اتوماسیون را به‌صورت مدوّن به ما آموزش بدهند. صرفاً گفتند این اتوماسیون است. بعداً که بیشتر با اتوماسیون کار کردیم به جزئیاتش آگاه شدیم و حتی خود من کار با بایگانی آن را بعد از مدتی یاد گرفتم.
ما در ابتدا از اتکا به سیستم اتوماسیون ترس داشتیم و فکر میکردیم اگر اطلاعات صرفاً در اتوماسیون باشد، دیگر هیچ اطلاعاتی دستمان نیست. هرچند الان هم سعی می‌کنیم فیزیک پرونده‌ها را داشته باشیم چون برای مثال، بعد از هک اخیر سامانه‌های شهرداری، اگر می‌خواستیم سابقهٔ یک مصوبه را به رئیس شورا بدهیم، بدون داشتن پروندهٔ فیزیکی دستمان به هیچ‌جا بند نبود و رسماً انگار هیچ اطلاعاتی نداشتیم. بنابراین ما، به‌عنوان نبض شورا، سعی می‌کنیم نسخه‌ای فیزیکی از پرونده‌ها را حفظ کنیم و زونکن جداگانه‌ای هم برای مصوبات داریم. شاید قبلاً نسخه‌های فیزیکی بیشتری از مصوباتمان داشتیم اما بعد از گسترش کار با اتوماسیون حداقل یک نسخه را داریم و مکاتبات مرتبط با آنها را هم کامل می‌کنیم. هرچند درنهایت مکاتبات همهٔ اعضا روی یک پرونده از طریق اتوماسیون هم قابل مشاهده است.
قبل از آنکه با سیستم اتوماسیون به‌خوبی آشنا شوم، خیلی وقت‌ها نمی‌دانستم که مثلاً کمیسیون شهرسازی روی فلان موضوع در اتوماسیون نامهٔ پیگیری زده است. به همین دلیل من هم دوباره نامهٔ پیگیری می‌زدم.
ما این را از آنجا متوجه شدیم که وقتی نامهٔ پیگیری می‌زدیم، شهرداری می‌گفت پاسخ قبلاً طی نامهٔ شمارهٔ فلان ارسال شده. خب این برای سیستم شورا خیلی بد بود که مثلاً سه-چهار بار برای یک موضوع نامه بزند و شهرداری چنین پاسخی بدهد. برای من سؤال پیش می‌آمد که چرا من متوجه پاسخ‌های شهرداری نمی‌شوم. بعد فهمیدم که اگر کار با اتوماسیون را بلد باشم می‌بینم که نه‌فقط کمیسیون، بلکه اگر عضو شورا هم نامهٔ پیگیری زده باشد قابل مشاهده است. بنابراین نه‌فقط من، بلکه همهٔ کسانی که با اتوماسیون کار می‌کنند می‌توانند بدون اینکه لازم باشد وقت زیادی بگذارند به همهٔ این اطلاعات دسترسی داشته باشند و با یک بررسی ساده به جزئیات کار پی ببرند. حالا مکاتبات شخصی اعضا با شهرداری را کاری نداریم، اما مکاتبات انجام‌گرفته روی مصوبات به کار همهٔ اعضای شورا می‌آید و عملاً همه باید در جریان آن باشند.
الان این‌طور است که من، قبل از ارسال نامهٔ پیگیری، اتوماسیون را چک می‌کنم و اگر مثلاً کمیسیون مربوطه قبلاً نامه زده باشد، همان را کپی می‌کنم، می‌گذارم روی پرونده و به رئیسم یا رئیس شورا اطلاع می‌دهم این پیگیری انجام شده و می‌پرسم آیا نیازی به پیگیری مجدد هست یا نه؟ مثلاً می‌گویند بله، روی نامهٔ پیگیری فلان کمیسیون یک نامهٔ پیگیری دیگر هم بزنید.
مصاحبه‌کننده: فرمودید زمانی که سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح می‌خواست ایجاد شود جلساتی برگزار می‌شد و شما هم شرکت می‌کردید. کمی راجع به این جلسه‌ها توضیح می‌دهید؟حاضران چه کسانی بودند، دستور کار چه بود، و شما چه نقشی داشتید؟
مهدیه آقاملایی: کار را خانم آروین شروع کرده بودند و خودشان محور اصلی جلسات بودند. حاضران هم عبارت بودند از: یکی از کارشناسان خود خانم آروین (کارشناس فناوری اطلاعات)، کارشناسان سازمان فناوری اطلاعات شهرداری (چند تیم آمدند و یک تیم انتخاب شد)، کارشناس فناوری اطلاعات شورا، و من هم به‌عنوان کارشناس ادارهٔ مصوبات حضور داشتم. بعدها، بنا به ضرورت، کارشناس صحن و رئیس ادارهٔ جلسات صحن هم در جلسات شرکت کردند تا فرایندهای مرتبط را مرحله‌به‌مرحله توضیح دهند. البته درنهایت همچنان محوریت تعاملِ معاونت مصوبات با خانم آروین در پروژهٔ سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح با من بود.
مصاحبه‌کننده: نقش شما در آن جلسات چه بود؟
مهدیه آقاملایی: من مراحل مختلف فرایندهای مربوط به گردش کار مصوبات را تشریح می‌کردم. برای مراحلی که مربوط به تنظیم دستور جلسه بود هم از کارشناس مربوطه همکاری می‌گرفتم، چون بعضی مراحل نکات بسیار ریزی داشت که شاید به چشم من نمی‌آمد اما وقتی از خودشان می‌پرسیدیم ایشان این نکات را باز می‌کردند. یا مثلاً مسئول صحن بر اساس مراحلی که در صحن طی می‌شد توضیح می‌داد که در طراحی سامانه توجه به چه چیزهایی نیاز است.
مصاحبه‌کننده: فکر می‌کنید روال ایجاد سامانه چگونه می‌توانست موفقیت‌آمیزتر پیش برود؟
مهدیه آقاملایی: ارتباط تنگاتنگی که هر مرحله با مراحل بعدی داشت باعث می‌شد، با پیش‌آمدن اشکال در هر یک از مراحل، کار متوقف شود. فکر می‌کنم اگر، مثل سامانهٔ جامع مصوبات، عملکرد هر مرحله از دیگری مستقل بود خوب بود؛ مثلاً بحث گزارش‌گیری، بارگذاری طرح‌ها و لوایح و تنظیم دستورجلسات، هرکدام، از یکدیگر جدا بودند. فکر می‌کنم اگر هر کس می‌توانست اطلاعات مربوط به حوزهٔ کاری خودش را بارگذاری کند و درنهایت این اطلاعات جمع‌بندی می‌شد نتیجه بهتری حاصل می‌شد.
مصاحبه‌کننده: این نکته را با خانم آروین مطرح نکردید؟
مهدیه آقاملایی: من یکی-دو بار گفتم اما خانم آروین روی اتصال مراحل به یکدیگر، طوری که امکان دست‌بردن در اطلاعات در هیچ مرحله‌ای وجود نداشته باشد، تأکید زیادی داشتند. ما می‌گفتیم خب بعضی موارد، مثل کار تهیهٔ دستورجلسه، زمان‌بر است و گاهی لازم می‌شود نامهٔ دستورجلسه دستی تنظیم شود و بعد آن را آفلاین وارد سامانه کنیم. می‌گفتند نه، تا جایی که می‌شود باید کارها آنلاین و طبق مرحله‌بندی سامانه انجام شود. البته چون در مرحلهٔ اولیه -آزمایشی- بودیم، به ما مجوز استفاده از شیوهٔ آفلاین را هم داده بودند، اما تأکیدشان این بود که درنهایت همهٔ مراحل فقط از طریق سامانه انجام شود. درحالی‌که گاهی نمی‌شد این کار را کرد؛ چه‌بسا همین کرونا یا حمله‌های سایبری که الان هم درگیرش هستیم نشان دادند که اتکای کامل بر سامانه یک جاهایی جواب نمی‌دهد و می‌تواند ما را گیر بیندازد. ما نگران چنین شرایطی بودیم. مثلاً خود من به‌عنوان یک کارشناس می‌گفتم نکند سامانه یک‌دفعه قطع شود و تا من بخواهم مصوبه را به مرحلهٔ ابلاغ برسانم آن یک هفته زمانی که در اختیار دارم بگذرد.
ببینید، کاری که ما روی مصوبات جلسات صحن میکردیم فقط این نبود که پیشنهادهای مصوب را روی متن طرح‌ها و لوایح اعمال کنیم. اگر این‌طور بود، کار راحت جمع می‌شد. اما در بعضی موارد باید متن نهایی را به کمیسیون تخصصی هم می‌دادیم تا نگاه کند و تأیید کارشناسی دهد و گاهی می‌دیدی خود کمیسیون کار را دو روز نگه می‌داشت. یا مثلاً زمانی که خانم آروین، به‌عنوان یکی از دو منشی هیئت‌رئیسه، وظیفهٔ چک‌کردن مصوبات پیش از ابلاغ آنها را بر عهده گرفته بود -ایشان و خانم نژادبهرام[۵]، یک‌سال‌درمیان، این وظیفه را جابه‌جا می‌کردند- برایشان مهم بود که مصوبه‌ها حتماً به رؤیت ایشان برسد. بنابراین ما باید مصوبات را به‌صورت فایل برایشان می‌فرستادیم تا نگاه کنند و این زمان می‌برد. گاهی پیش می‌آمد که تا من مصوبه را بفرستم و خانم آروین آن را ببیند روز کاری تمام می‌شد و یک روز از مهلت ابلاغ مصوبه می‌گذشت. می‌خواهم بگویم همهٔ این موارد زمان می‌برد و برای ما کنتور می‌انداخت که مثلاً یک روز از زمان ابلاغ گذشت و من هنوز مصوبه را نفرستاده‌ام.
درمورد رئیس شورا هم همین بود. رئیس شورا باید در جلسه حضور می‌داشت یا در دسترس می‌بود تا بتواند نامهٔ ابلاغ مصوبه را امضا کند. حالا خوبی‌اش این بود که سیستم اتوماسیون طوری بود که رئیس شورا می‌توانست از خانه هم با آن کار کند و نامه را امضا کند. بچه‌ها هم آن را همان روز از خانه ثبت می‌کردند. درواقع دوباره این اتوماسیون بود که برای ما نقش مثبتی ایفا می‌کرد و با دسترسی‌هایی که به کارشناس‌ها و بچه‌های دبیرخانه برای کار در خانه داده بودند، سرعت ما را بالا برده بود. گرچه بعد از حملات سایبری و هکی که اتفاق افتاد، استفاده از آن از راه دور محدود شد، اما به‌هرحال آن زمان خیلی به ما کمک کرد. برای ما اینکه مصوبات در مهلت زمانی تعیین‌شده ابلاغ شود که فرمانداری نتواند اعتراض کند خیلی مهم بود و هست. یعنی زمان برای ما نقشی بسیار کلیدی داشت و به همین دلیل، در رابطه با سامانهٔ جدید، یک‌ذره دل‌نگران بودیم.
ببینید، کل فرایند الکترونیکی و سامانه‌ای شدن کارهای شورا از دورهٔ اول شورا تا الان به‌تدریج طی شد. در دورهٔ اول در هر اتاق به‌زور یک کامپیوتر وجود داشت. یواش‌یواش تعداد کامپیوترها زیاد شد، سایت به وجود آمد، خدمات ماشینی یک‌دفعه تبدیل به خدمات فناوری شد -در شهرداری هم همین اتفاق افتاد. مثلاً آن اوایل ما کارمندان یک گوشی همراه نداشتیم که به کسی زنگ بزنیم، حتی پشت میزمان یک خط مستقیم تلفن هم نداشتیم. اما یواش‌یواش و به‌مرور زمان همه‌چیز به سمتی رفت که راحت به همه‌چیز دسترسی داشته باشیم و مثلاً الان هر یک از ما روی گوشی برای خودمان اینترنت داریم.
در دورهٔ چهارم بود که شورا و شهرداری یک‌دفعه در بحث فضای مجازی فعال شدند و اتفاقات خوبی افتاد. زیرساخت‌ها به وجود آمد و کامپیوترها فعال شدند. سیستم اتوماسیون هنوز به‌نحوی راه نیفتاده بود که ما هم استفاده کنیم، اما مثلاً رئیس ادارهٔ دستورجلسات پیوست‌ها را آماده می‌کرد و از طریق دبیرخانه، به‌صورت اتوماسیونی، برای همهٔ اعضا ارسال می‌کرد. البته باوجوداین باز هم رئیس ادارهٔ دستورجلسات، که فرد بسیار فعالی هم بود، کپی کاغذی دستورجلسات را برای همهٔ اعضا می‌فرستاد که کار خیلی هزینه‌بری بود. مواردی را هم که بیشتر جنبهٔ گزارش تکمیلی داشت اطلاع می‌داد تا بروند از اتوماسیون بردارند.
مصاحبه‌کننده: خود اعضا مطالبهٔ نسخهٔ کاغذی داشتند؟
مهدیه آقاملایی: بله، چون فرایندها هنوز به‌طور کامل سامانه‌ای نشده بود. بعداً که به‌تدریج گروه‌های مجازی فعال شدند، درخواست اسکنر کردیم و هر سند و نامه‌ای که نیاز بود را اسکن میکردیم و فایل آن را از طریق گروه‌های مجازی برای اعضا می‌فرستادیم.
البته ناگفته نماند، در دورهٔ چهارم بود که به ما یک فضای شبکه‌ای داده بودند و دستورجلسات در این فضا بارگذاری می‌شد. بنابراین در مقطعی که فضای مجازی هم نبود، تمام اعضا از طریق آن فضای شبکه‌ای می‌توانستند به اطلاعات دسترسی داشته باشند. با توجه به مسائل امنیتی، دسترسی‌های مختلفی به این فضا وجود داشت. مثلاً آرای کمیسیون باغات، تا مرحله‌ای که در دستورجلسه قرار بگیرند، محرمانه هستند و نیاز نبود که در این فضای شبکه‌ای قرار گیرند. ولی مابقی موارد در این فضا قرار می‌گرفت.
خلاصه الکترونیکی‌شدن و سامانه‌ای‌شدن فرایندها، به‌صورت جدی، از دورهٔ چهارم شروع شد و در دورهٔ پنجم، البته به شکلی متفاوت‌تر، دنبال شد.
مصاحبه‌کننده: تعامل مستقیم معاونت مصوبات با اعضا چقدر رایج بود؟ آیا در دورهٔ قبل موقعیتی پیش آمد که اعضای شورا درخواستی مغایر با روال‌های معمول از شما داشته باشند؟
مهدیه آقاملایی: من رئیس ادارهٔ مصوبات هستم، اما معمولاً این معاونت مصوبات است که در صحن با همهٔ اعضا در ارتباط است. معاونت مصوبات زیرمجموعهٔ رئیس شوراست، بنابراین، درنهایت، با رئیس شورا و هیئت‌رئیسه ارتباط مستقیم دارد و ماباید دقیقاً کاری را که دستوردهندهٔ نهایی، یعنی رئیس شورا و هیئت‌رئیسه، از ما می‌خواهد انجام دهیم. نمی‌توانیم فراتر از آن و به سلیقهٔ خودمان عمل کنیم. پس پاسخگویی به اعضای شورا وجود دارد، اما با دستور رئیس شورا و هیئت‌رئیسه. روال دقیق آن هم بستگی به ساختاری دارد که در هر دوره بین رئیس شورا، هیئت‌رئیسه و معاونت مصوبات تعریف می‌شود.
برای مثال، در دورهٔ پنجم، خانم نژادبهرام و خانم آروین که منشی‌های هیئت‌رئیسه بودند بین خودشان تقسیم‌کار کرده بودند؛ دوره‌ای خانم آروین مسئول کنترل دستورجلسه بودند و خانم نژادبهرام مسئول کنترل مصوبات و دوره‌ای هم برعکس. زمانی که خانم آروین مسئول دستورجلسه بودند، درمورد دستورجلسات با ایشان هماهنگ میکردیم. اگر غیر از این بود خودشان هم نمی‌پذیرفتند و مثلاً می‌گفتند چرا شما از فلانی دستور گرفتید؟ مگر قرار نیست دستورجلسه با هماهنگی من تهیه شود؟ در مقطعی که تکلیف مصوبه‌ها با خانم آروین بود، ما دیگر دستورجلسات را با خانم نژادبهرام هماهنگ میکردیم. شاید در بعضی موارد خانم آروین هم به‌صورت تعاملی پیشنهاد می‌دادند که به خانم نژادبهرام یا رئیس شورا بگویید مثلاً فلان مورد را در دستور بگذارند، اما ما نمی‌توانستیم بگوییم ما حتماً این مورد را در دستور قرار می‌دهیم، چون بر اساس تقسیم‌بندی خودشان، اینجا خانم نژادبهرام بود که حرف آخر را می زد و ما باید حرف او را گوش می‌دادیم.
حتی اعضای دیگر هم نقشی در بستن دستور ندارند. می‌توانند پیشنهاد بدهند ولی نمی‌توانند بگویند فلان مورد را در دستور بگذار. اول باید به رئیس شورا بگویند و هیئت‌رئیسه تصمیم بگیرد که آیا مورد پیشنهادشده در اولویت است یا نه. چون دستورجلسه هم قوانین و نظم خاص خودش را دارد. مثلاً اول باید بررسی طرح‌ها و لوایح فوریت‌دار در دستور قرار گیرد و بعد طرح‌ها و لوایح عادی یا آنها که تاریخشان گذشته. اگر غیر از این باشد غیرقانونی است. یک وقت می‌دیدید ما برای دستور فهرستی از چند مورد را داشتیم که باید اولویت‌بندی می‌شدند. مثلاً موردی که مرتبط با بحث عوارض -درآمدهای شهرداری- بود در اولویت قرار داشت. این‌ها دیگر بحث‌های تخصصی بود که ما درمورد هر کدام از آنها با کارشناس یا عضوی که هیئت‌رئیسه تعیین می‌کرد هماهنگ میکردیم. تعامل خوبی هم داشتیم چون خود عضو، مثلاً خود خانم آروین یا خانم نژاد بهرام، با معاونت یا رئیس اداره ارتباط می‌گرفت و هماهنگی‌ها را انجام می‌داد.
مصاحبه‌کننده: پس تعامل مستقیم شما با خانم آروین به‌واسطهٔ عضویت ایشان در هیئت‌رئیسه بود؟
مهدیه آقاملایی: بله. البته تعامل ما با ایشان در سال چهارم که عضو هیئت‌رئیسه نبودند هم در موضوع راه‌اندازی سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح ادامه پیدا کرد. گرچه آن هم با کرونا مصادف شد و متوقف شد.
مصاحبه‌کننده: راه‌افتادن رأی‌گیری الکترونیکی کار شما را در ثبت تعداد مخالف و موافق راحت‌تر کرد؟ خطاهای کار کمتر شد؟
مهدیه آقاملایی: ببینید، رأی‌گیری خیلی تأثیری برای ادارۀ مصوبات ندارد؛ فرمانداری فقط ترکیب آرا را از ما می‌خواهد چون قانون می‌گوید اگر دوسوم اعضای حاضر به پیشنهادی رأی موافق بدهند، مصوب می‌شود. هیچ‌وقت نمی‌پرسد چه کسی رأی داده یا کاری ندارد که چه کسی رأی مثبت و چه کسی رأی منفی داده است. شاید فقط در مواقعی که رأی‌ها لب مرز بود نیاز می‌شد تا از طریق رأی‌گیری الکترونیکی چک کنند که تعداد رأی‌های مثبت و منفی درست محاسبه شده است یا نه. وگرنه رأی‌گیری الکترونیکی، در حوزهٔ کاری من، نقشی در ابلاغ مصوباتمان ایفا نمی‌کرد.
مصاحبه‌کننده: شما به‌عنوان کسی که از اولین دوره در شورا حضور داشتید مهم‌ترین مسئله‌ای که شورا همیشه با آن مواجه بوده است را چه می‌دانید؟ به نظر شما نقاطی که خانم آروین و تیمش روی آن دست گذاشتند -سامانه‌ای‌کردن فرایندها و شفافیت عملکرد شورا- در مقایسه با دیگر مسائل شورا چقدر اولویت داشت؟
مهدیه آقاملایی: ببینید، الان همهجا بحث شفافیت داغ است و تبدیل به اولویت شده، طوری که اگر در جامعه شفافیت وجود نداشته باشد باعث مشکل می‌شود. الان دیگر نمی‌توانی چیزی را از کسی پنهان کنی. مثلاً قبلاً اگر موردی ارجاع می‌خورد، فقط به چند نفر ارجاع می‌شد. توجیهشان هم این بود که می‌گفتند چون نسخهٔ فیزیکی ارسال می‌شود، این امکان وجود ندارد که اطلاعات را کپی بگیریم و برای همهٔ اعضا ارسال کنیم. اما الان که کار سامانه‌ای شده است، همهٔ اطلاعات بارگذاری و برای همه ارسال می‌شود. بنابراین طرح‌ها و لوایح همهجا هست و همه می‌توانند ببینند.
خلاصه الان شفافیت یک دغدغهٔ عمومی است. گویا یکی از چیزهایی که مردم از جامعه و حتی از شهرداری می‌خواهند این است که شفاف باشند. فکر می‌کنم شفافیت در جامعه تبدیل به یک نیاز شده است.
مصاحبه‌کننده: فکر می‌کنید شفافیت کدام موضوع در شورا اهمیت بیشتری داشت؟
مهدیه آقاملایی: به نظرم کاری که کمیتهٔ تنقیح کرد، یعنی انتشار مصوبه‌ها، کار خیلی خوبی بود. دسترسی مردم را راحت کرد و در انجام کارها -پرداخت عوارض و امثالهم- و رفع مشکلاتشان به آنها کمک کرد. قبلاً ارباب‌رجوع به من زنگ می‌زد و مصوبهٔ شورا را درخصوص مثلاً پرداخت فلان عوارض یا فلان تسهیلات و تخفیف می‌خواست. من باید می‌گفتم بیایید اینجا تا به شما بدهیم. حتی ممکن بود پیش خودش فکر کند ما نمی‌خواهیم مصوبه را به او بدهیم. درحالی‌که الان راحت می‌گویم این شمارهٔ ابلاغ آن مصوبه است، برو در فلان قسمت از سامانه و ببین. حتی گاهی اوقات که پشت سیستم هستم می‌گویم بیا همزمان صفحهٔ سایت را باز کنیم و من شما را راهنمایی کنم تا مصوبه را پیدا کنید. مردم به خروجی کار که یک مصوبه است نیاز دارند و با انتشار عمومی مصوبات من می‌توانم آن را راحت در اختیارشان بگذارم، چون می‌دانم که شورا منعی برای اینکه من بخواهم مصوبه را به کسی بدهم ندارد. فکر می‌کنم کارهای داخلی شورا روندی دارد که لازم نیست مردم همهٔ مراحلش را بدانند، اما مصوبه چیزی است که باید در اختیار مردم قرار داده شود.
مصاحبه‌کننده: اگر به شما بگویند ما می‌خواهیم بخشی از کار شورا را الکترونیکی کنیم، الکترونیکی‌شدن کدام بخش بیشتر خوشحالتان می‌کند؟
مهدیه آقاملایی: الان دیگر همهٔ کارها مرحله‌به‌مرحله سامانه‌ای شده و چیزی نیست که سامانه‌ای نباشد. اتوماسیونی هم که با آن کارها را انجام می‌دهیم یک‌جور الکترونیکی‌شدن است دیگر. البته اگر اتوماسیون جوری طراحی شود که از طریق گوشی‌هایمان به آن دسترسی داشته باشیم و یک‌سری کارها را راحت‌تر انجام دهیم خیلی خوب است. شهرداری این فضا را فراهم کرده و قبلاً هم با کامپیوتر شخصی از خانه یا با لپ‌تاپ امکان دسترسی به اتوماسیون وجود داشت، اما من می‌گویم گاهی لازم است بشود با گوشی هم یک‌سری کارها را انجام داد.
مصاحبه‌کننده: خب سر سامانه‌ای‌شدن کدام یک از موارد خوشحال شدید؟
مهدیه آقاملایی: همین اتوماسیون. خیلی خوب بود. جسارتی در ما ایجاد کرد که بتوانیم کارها را فقط به‌صورت سامانه‌ای انجام دهیم. تا پیش از این، خود من ترس زیادی داشتم. دسترسی به اتوماسیون داشتم، اما نمی‌دانستم اگر در اتوماسیون نامه بزنم و بعد نتوانم آن را اصلاح کنم یا مشکلی برایش پیش بیاید چه کار کنم. الان می‌دانم که می‌توانم با مدیرها تعامل کنم و هر از گاهی که مشکلی پیش بیاید، آنها نامه را «حذفِ تأیید» می‌کنند و می‌توانم نامه را درست کنم.
یک خاطره هم در این ارتباط دارم. همان‌طور که گفتم، زمان برای ما اهمیت زیادی دارد. طبق قانون، مصوبهٔ تحقیق و تفحص باید ۲۴ ساعت بعد از اینکه امضا شد ارسال شود. اوایل دورهٔ پنجم و هفتهٔ اولی که با اتوماسیون کار می‌کردم، باید نامهٔ مربوط به یک طرح تحقیق و تفحص را ارسال می‌کردم. از طریق اتوماسیون نامه را زدم اما نمی‌دانستم باید فایل گزارش تحقیق و تفحص، که اعضا باید آن را امضا می‌کردند، را هم پیوست کنم. حالا اتوماسیون هم داشت با جدیت اجرا می‌شد و به واحد ما گفته بودند هر کسی اجرا نکند توبیخ می‌شود. من آن نامه را چهارشنبه زده بودم، دو روز بعدی هم آخر هفته بود و اضطراب داشتم که اگر مشکلی برای نامه پیش بیاید، کسی در شورا نیست که رسیدگی کند. اتفاقاً از دبیرخانه به من زنگ زدند که خانم آقامولایی، نمی‌توانیم نامه‌ات را ثبت کنیم، پیوست ندارد و اگر نامه را بدون پیوست ثبت کنیم و برود، صدای اعضای شورا درمی‌آید. اگر این اتفاق می‌افتاد خیلی بد می‌شد، چون آن وقت من باید به ۲۱ نفر جواب می‌دادم. باورتان نمی‌شود که آن دو شب به من چه گذشت. خیلی بد بود. بدترین خاطرهٔ عمرم بود. فکر می‌کردم یک قتل بزرگ انجام داده‌ام. شنبه صبح آمدم و معاونمان گفت این نامه باید بیست‌وچهارساعته می‌رفته. خودت برو دفتر آقای هاشمی[۶] و توضیح بده.
به رئیس‌دفتر آقای هاشمی که زنگ زدم، خدا خیرشان بدهد، گفتند چرا این‌قدر ترسیدی؟ نگران نباش، آقای هاشمی نامه را «حذفِ تأیید» کرد، می‌توانی نامه را اصلاح کنی.
بعداً فهمیدم که اتوماسیون قانون خدا نیست. ایرادی هم در کار پیش بیاید، مشکل بزرگی نیست و قابل اصلاح است. اما درعوض این خاطره تجربه‌ای شد که هر نامه‌ای که می‌خواهم بزنم حواسم باشد که پیوست‌هایش قرار گرفته باشد.
با وجود خاطرهٔ بدی که از ابتدای کار با اتوماسیون دارم، اما الان کار با آن برای من خیلی شیرین است. می‌گویم چقدر خوب است و چقدر به من کمک می‌کند. به نظر من، راه‌اندازی سیستم اتوماسیون به‌نوعی الکترونیکی‌شدن بود و خیلی خوب بود. حالا شاید بشود آن را به‌روزتر کرد یا کارایی‌اش را بیشتر کرد یا نیاز واحدهای دیگر، دفاتر، اعضا را در آن گنجاند یا حتی همان گزارش‌گیری که خانم آروین می‌خواست را هم از همین اتوماسیون گرفت. به نظرم اتوماسیون می‌تواند ارتقا پیدا کند و این خوب است.
مصاحبه‌کننده: حالا که بحث خاطره شد، از خانم آروین خاطره‌ای دارید؟
مهدیه آقاملایی: راستش را بگویم؟ اوایل خیلی از ایشان می‌ترسیدیم، ولی آخرها دیگر نه. خیلی جدی بود. شاید با خودش فکر می‌کرد ما نمی‌خواهیم کار را انجام دهیم. درحالی‌که روحیهٔ من اصلاً آن‌طوری نیست و اتفاقاً دوست دارم برای بهبود سازمانم هر کاری از دستم برمی‌آید انجام دهم. خانم آروین، خانم نژادبهرام، آقای میلانی[۷] و آقای هاشمی، در دورهٔ پنجم، مدیران اصلی ما بودند و ما با مدیرانی که با آنها ارتباط تنگاتنگ داشته باشیم واقعاً به نحو احسن کار می‌کنیم. یعنی در راستای اهداف سازمان تلاش می‌کنیم و انگیزه‌مان چیزی به غیر از این نیست. اصلاً نباید به ابعاد دیگرش نگاه کنیم. هدف ما فقط این است که کارمان را به نحو احسن انجام دهیم. اعتقاد خود من این است که باید کارم را درست انجام دهم تا نانی که می‌برم سر سفرهٔ زندگی‌ام حلال باشد.
خلاصه اوایل یک ذره از خانم آروین می‌ترسیدم. اما بعدش طوری شده بود که به خودش هم می‌گفتم که مثلاً اینجا نمی‌شود کاری که شما می‌گویید را انجام داد. در اولین برخوردها می‌گفت نه، باید انجام شود. اما به‌مرور دیدم که کمی منعطف‌تر شد.
دوست داشتم یک گله از خانم آروین بکنم، نمی‌دانم به گوشش می‌رسد یا نه. می‌دانید، ایشان ارزیابی خوبی از عملکرد ما نداشت و این موضوع برای ما خیلی سنگین بود. من با خودم فکر می‌کردم وقتی ما با هدف و نیت اینکه کارها را درست انجام بدهیم جلو می‌رویم، چرا باید چنین ارزیابی‌ای ایجاد شده باشد؟ با خانم آروین چنین چالشی داشتیم، درحالی‌که با خانم نژادبهرام که همکار و همسو بودند چنین فضایی به وجود نمی‌آمد. البته به‌مرور خوب شد و هرچه جلو رفتیم تعاملمان بهتر شد.
مصاحبه‌کننده: منظورتان از اینکه ارزیابی خوبی از عملکرد شما نداشت چیست؟
مهدیه آقاملایی: داستان آن مربوط به یکی از مواردی است که ما، بنا بر رأی‌گیری‌های صحن، باید یک آیتم را در یک مصوبه اصلاح و انشا میکردیم. آن زمان، رئیسمان، آقای مهندس باقری، مریض بود و من خیلی دست‌تنها بودم. ما فایل خام مصوبه را از کمیسیون مرتبط گرفتیم و تغییرات را روی آن اعمال کردیم. نگو کمیسیون، به‌اشتباه، به‌جای فایلی که در صحن ارائه شده بود، فایل یک ورژن قبل را به ما داده بود که یک مورد در آن با آنچه در صحن مصوب شده بود تفاوت داشت. من چند مورد را در متن چک کردم و وقتی دیدم درست است، بقیهٔ موارد را رندوم جلو رفتم وسریع رد شدم. خانم آروین که متن نهایی را دید، برداشتش این بود که ما با قصد و غرض متن را تغییر داده‌ایم.
به خانم آروین گفتم که ما قصدی نداشتیم و اشتباه شده و اشتباه ما این بوده که به فایل کمیسیون اعتماد کردیم و خودمان آن را نخواندیم. خانم آروین می‌گفت کمیسیون هم به‌عمد فایل اشتباه را فرستاده است. من به ایشان گفتم نمی‌توانیم گناه کمیسیون را به گردن بگیریم، اما حتی اگر آنها عمدی این کار را کرده بودند ما وظیفه داشتیم که متن را با دقت بخوانیم. درواقع اشتباه اول را کمیسیون انجام داده بود، اما قبول دارم که ما هم بی‌دقتی کردیم که متن را ریزبه‌ریز نخواندیم.
رفتم پیش دبیر کمیسیون فرهنگی و به ایشان گفتم این فایلی است که شما برای ما فرستاده‌اید و در شبکهٔ داخلی هم ثبت شده است، تاریخ ارسالش هم معلوم است و من نمی‌توانم تغییرش دهم. ایشان آقای جواهریان -مسئول‌دفتر خانم آروین- را کشاندند پایین. آقای جواهریان آمد و فایل را روی سیستم دبیر کمیسیون فرهنگی دید. به نظر می‌رسید همه‌چیز مشخص و سوءتفاهم رفع شده است، به‌خصوص که همهٔ این ماجراها مربوط به قبل از ابلاغ مصوبه بود و هنوز ابلاغی صورت نگرفته بود و به‌علاوه، ما هر کاری هم در متن مصوبات میکردیم، درنهایت خانم آروین قبل از ابلاغْ متن را چک می‌کرد. اما مدتی بعد، به‌طور اتفاقی، متوجه شدم که خانم آروین هنوز از ما گله‌مندند و توضیحات ما ایشان را کامل قانع نکرده است که عمدی در کار نبوده است.
به‌هرحال، این ماجرا برای من ناراحت‌کننده بود. البته بعداً ما با هم ارتباط خوبی گرفتیم و روز آخری هم که از اینجا رفتند از تک‌تک افراد واحد ما اسم بردند و از من هم تشکر کردند.
مصاحبه‌کننده: فکر می‌کنید اگر سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح، که در آن اتفاقات صحن هم ثبت می‌شد، راه می‌افتاد می‌توانست جلوی چنین اتفاقی را بگیرد؟
مهدیه آقاملایی: نه، حتی اگر سامانه هم راه می‌افتاد، مانع از آن نبود که چنین اتفاقاتی بیفتد. موقع انشای متن نهایی مصوبات و ابلاغ آن نمی‌توانی همه‌چیز را به سامانه واگذار کنی؛ تصمیم‌گیری‌های صحن باید به‌صورت دستی روی متن اولیهٔ مصوبات اعمال شود.
مصاحبه‌کننده: لطفاً راجع به نقاط قوت و ضعف خانم آروین، تیمش و روال انجام کار بگویید.
مهدیه آقاملایی: خانم آروین و تیمش را خیلی دوست داشتم. تیم قوی‌ای داشت، از خانم طاهری[۸] بگیر تا آقای جواهریان و خانم فرمد[۹]. در کارشان بسیار متخصص بودند و با من دوستانه همکاری می‌کردند. تعامل با آقای جواهریان را بسیار دوست داشتم. وقتی دلخوری پیش می‌آمد سعی می‌کردند جوری بین طرفین ماجرا قرار گیرند که کدورتی نماند. به‌لحاظ کاری هم اطلاعاتشان خوب بود. مثلاً وقتی مراحل کار را توضیح می‌دادم خیلی خوب می‌گرفتند. ایرادات کار را که می‌گفتم متوجه می‌شدند که با هدف اصلاح می‌گویم و نمی‌خواهم جلوی کار گرفته شود. درکل تیم خیلی خوبی بود.
مصاحبه‌کننده: نقاط ضعف چه بود؟
مهدیه آقاملایی: شاید اگر نگاه منصفانه‌تری به عملکرد ما داشتند بهتر بود. نمی‌خواهم از واژۀ بدبینی استفاده کنم چون فکر می‌کنم این نگاهِ همراه با شک و تردید ایشان هم بعضی وقت‌ها منطقی بود. شاید تجربهٔ کار با آدم‌هایی را داشتند که چندان همکاری نکرده بودند. شاید من خودم را می‌بینم که وقتی وظیفه‌ای برایم تعریف شده باشد، دوست دارم آن را تا آخرش درست انجام دهم. درحالی‌که فکر می‌کنم احتمالاً آدم‌هایی هستند که نمی‌خواهند کار پیش رود و کار را به نحو احسن انجام نمی‌دهند و شاید این‌ها باعث شده بود که خانم آروین این دید را پیدا کنند.
مصاحبه‌کننده: اگر الان برگردید چه پیشنهادی به خانم آروین می‌دهید؟
مهدیه آقاملایی: آن موقع هم به خانم آروین گفتم که بخش گردش کار طرح‌ها و لوایح در سامانه را با موارد دیگر قاطی نکنند، یعنی هی ما را با مرحلهٔ تنظیم دستورجلسه درگیر نکنند. حرف ایشان این بود که این کار درنهایت یک سیستم جامع و گسترده و خیلی خوبی می‌شود. شاید هم خوب می‌شد اما من فکر می‌کنم بهتر بود که بخش طرح‌ها و لوایح چند وقتی کار خودش را پیش می‌برد و وقتی به ثبات می‌رسید، به‌مرور با موارد دیگر ارتباط برقرار می‌کرد. این همان کاری بود که کمیتهٔ تنقیح کرد. اول روی بارگذاری مصوبات کار کرد و بعد به‌تدریج دامنهٔ اطلاعات را گسترده کرد. نظر من این بود که اول کار را به یک جایی می‌رساندیم و یک کار درحد بارگذاری طرح‌ها و لوایح کامل انجام می‌شد -دراین‌صورت شاید الان هم می‌توانستیم کار ثبت طرح و لایحه و گزارش‌گیری را انجام دهیم چون کار جایی گیر نمی‌کرد- و مراحل بعدی را به‌صورت آفلاین پیش می‌بردیم. حرفم این است که کاش یک مرحله را تا یک جایی، بدون ارتباط با دستورجلسه، پیش می‌بردیم. به نظرم اینکه الزام کردند دستورجلسات حتماً از خروجی سامانه درآید یک‌خرده کار را خواباند. چون تنظیم دستورجلسه یک کار فورس است. اگر ما برای ابلاغ مصوبه یک هفته وقت داریم، گاهی برای نهایی‌کردن دستورجلسه و ارسال آن فقط یک بعدازظهر وقت داریم.
فکر کنید در دوران کرونا، من کارها را در خانه انجام می‌دادم، خودم هم کرونا داشتم و یک‌دفعه یک طرح دو‌فوریتی می‌آمد که به دلیل اولویتی که داشت باید در دستورجلسه قرار می‌گرفت. به من زنگ می‌زدند که خانم آقاملایی طرح آمده. باید طرح از طریق سیستم یا اتوماسیون به من ارجاع می‌شد و من آن را وارد سامانه می‌کردم و همهٔ مراحل را طی می‌کردم تا طرح قابلیت اضافه‌شدن به دستورجلسه را پیدا کند. فقط هم با یوزر و پسورد خودم می‌توانستم وارد شوم. یک مرحله را که رد می‌کردم به مرحلهٔ بعدی می‌رسید و این‌ها کار را سخت می‌کرد. حالا بعضی موارد را به همکاران بخش‌های دیگر هم یاد داده بودم که خودشان انجام دهند. من شاید به مدت بیش از یک ماه نتوانستم به شورا بیایم چون خودم کرونا داشتم. بعدش هم که حضور در شورا نوبتی بود، یک روز می‌آمدی و یک روز نمی‌آمدی، چون تعداد کارمندان نباید از یک حدی بیشتر می‌بود. درنهایت فکر می‌کنم مشکل سامانهٔ گردش طرح‌ها و لوایح وابستگی زیاد مراحل به هم از همان ابتدا بود.
مصاحبه‌کننده: ممنونیم از فرصتی که در اختیار ما گذاشتید.
مهدیه آقاملایی: من هم ممنونم از شما.
[۱] در رأس ساختار سازمانی شورای شهر تهران، اداره‌کل اداری و اجرایی قرار دارد. یکی از معاونت‌های ذیل این اداره‌کل معاونتِ «مصوبات» است که همزمان دفتر هیئت‌رئیسة شورا نیز محسوب می‌شود. این معاونت دو ادارهٔ «مصوبات و تقیح مقر رات» و «امور جلسات و هیئت‌رئیسه» را زیرمجموعة خود دارد.
[۲] قانون «تشکیلات، وظایف و انتخابات شوراهای اسلامی کشور»، مصوب ۰۱/۰۳/۷۵، با اصلاحات بعدی
[۳] زهرا نژادبهرام، عضو پنجمین دورهٔ شورای شهر تهران و منشی هیئت‌رئیسة شورا
[۴] کمیتهٔ «تنقیح مصوبات» ذیل کمیسیون «نظارت و حقوقی» شورای شهر تهران
[۵] زهرا نژادبهرام، عضو پنجمین دورهٔ شورای شهر تهران و رئیس کمیتهٔ «شهرسازی» ذیل کمیسیون «شهرسازی و معماری» شورا
[۶] محسن هاشمی رفسنجانی، عضو و رئیس پنجمین دورهٔ شورای شهر تهران
[۷] آرش حسینی میلانی، عضو پنجمین دورهٔ شورای شهر تهران و منشی هیئت‌رئیسة شورا در سال آخر دورهٔ پنجم
[۸] نجمه طاهری، مشاور بهاره آروین و عضو گروه راهبری کمیتهٔ شفافیت و شهر هوشمند
[۹] الهه فرمد، کارشناس کمیتهٔ شفافیت و شهر هوشمند
دیدگاه خود را ثبت کنید
دوست دارید به بحث ملحق شوید؟Feel free to contribute!