بررسی روند اجرای مصوبه شفاف‌سازی معاملات شهرداری تهران (گزارش جلسه)

پنجاهمین جلسه کمیته شفافیت و شهر هوشمند، شنبه ۹۷/۸/۲۶ به ریاست دکتر بهاره آروین و با حضور جناب آقای نگین‌تاجی، سرپرست معاونت مالی و اقتصاد شهری و مدیران زیرمجموعه آن معاونت و نمایندگان سازمان فاوا با موضوع بررسی روند اجرای مصوبه «الزام شهرداری تهران به انجام الکترونیکی و اعلان عمومی اطلاعات معاملات شهرداری» برگزار شد.

ازآنجاکه اجرای مصوبه مذکور از اولویت‌های کمیته شفافیت در سال دوم فعالیت خود است، در این جلسه روند پیشرفت اجرایی شدن مصوبه تابدین‌جا و موانع احتمالی در اجرای کامل آن مورد بررسی قرار گرفت و تصمیماتی در سطح مدیریتی برای تسهیل ادامه این روند به‌خصوص راه‌اندازی و به‌کارگیری کامل سامانه قراردادها و سامانه جامع مالی در واحدهای تابعه شهرداری اتخاذ شد.

همان‌طور که در گزارش‌های جلسات پیشین کمیته هم مورد اشاره قرار گرفته است، وبسایت شفاف، اطلاعات قراردادها را به‌صورت خودکار از سامانه قراردادها فرامی‌خواند بنابراین ثبت باگردش قراردادهای شهرداری در سامانه قراردادها موجب خواهد شد اطلاعات قراردادها به‌صورت روزآمد از طریق وبسایت شفاف قابل‌دسترسی باشد. ازآنجایی‌که امکان ثبت باگردش اطلاعات در سامانه قراردادها از مدت‌ها قبل در تمامی شهرداری‌های مناطق فراهم بوده است، دغدغه کمیته در رابطه با وضعیت به‌کارگیری سامانه قراردادها در شهرداری‌های مناطق، کیفیت ثبت اطلاعات در این سامانه و غنای اطلاعاتی پایگاه داده‌ای آن بوده است. برقراری ارتباط بین سامانه جامع مالی و سامانه قراردادها، رفع مغایرت‌های اطلاعاتی و برقراری سازگاری بین اطلاعات مربوط به قراردادها در این دو سامانه، و در مرحله آخر، حذف امکان ایجاد قرارداد جدید در سامانه جامع مالی و ملزم شدن شهرداری‌های مناطق به ثبت اطلاعات قرارداد خود در سامانه قراردادها برای آنکه بتوانند گردش مالی قرارداد را از طریق سامانه جامع به انجام برسانند، اقدامات کمیته در این زمینه بوده است. از ابتدای پاییز مسئولیت پیگیری این اقدامات بر عهده کارگروهی که از سال ۱۳۹۳ در معاونت مالی برای پیگیری امور مربوط به قراردادها تشکیل شده بود (کارگروه قراردادها) قرار گرفت و تابدین‌جا پیشرفت‌های خوبی در این زمینه صورت گرفته است.

در رابطه با سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه شهرداری -که موضوع مورد بحث در جلسه شنبه ۹۷/۸/۲۶ بود- وضعیت متفاوت است. به دلیل تنوع اساس‌نامه‌ها و آیین‌نامه‌های مالی و معاملاتی و گردش کار قراردادها در این واحدها، سامانه قراردادها جوابگوی همه نیازهای اکثر این واحدها نبوده و بر طبق گزارش سازمان فاوا که در ابتدای تابستان به کمیته ارائه شد، تا آن زمان، سامانه قراردادها فقط در ۱۲ واحد به صورت باگردش راه‌اندازی شده بود. ازهمین‌رو در پی تعامل صورت‌گرفته بین معاونت مالی و اقتصاد شهری و معاونت برنامه‌ریزی، برنامه زمان‌بندی‌ای جهت راه‌اندازی و ثبت اطلاعات به‌صورت باگردش در تمام واحدهای تابعه شهرداری تا پایان سال ۹۷ تدوین شده و در ماه‌های اخیر مبنای عمل بوده است. با پیشرفت روند راه‌اندازی سامانه قراردادها در واحدهای تابعه و اهمیت به‌کارگیری و ثبت کامل اطلاعات در این سامانه، در جلسه روز شنبه ۹۷/۸/۲۶ مقرر شد که با اضافه شدن نماینده اداره کل امور مجامع به کارگروه قراردادها، این کارگروه پیگیری‌هایی مشابه آنچه در مورد شهرداری‌های مناطق انجام شده است در رابطه با واحدهای تابعه نیز صورت دهد تا فرایند راه‌اندازی و ثبت کامل اطلاعات در سامانه قراردادها در این واحدها با سرعت بیشتری انجام گیرد و هر دو هفته نیز گزارشی  از روند و پیشرفت کار به کمیته شفافیت ارائه دهد. به طور مشخص از کارگروه قراردادها خواسته شد تا به محض راه‌اندازی امکان ثبت باگردش اطلاعات قراردادها در سامانه قراردادها در هر کدام از سازمان‌ها و شرکت‌های تابعه شهرداری و حصول اطمینان از عدم وجود مغایرت اطلاعاتی بین دو سامانه جامع مالی و قراردادها، حذف امکان ایجاد قرارداد جدید در سامانه جامع مالی برای واحد مذکور را در دستور کار خود قرار دهد تا همچون شهرداری‌های مناطق، واحدهای تابعه نیز نتوانند بدون ثبت قرارداد در سامانه قراردادها، اطلاعات قرارداد جدیدی را وارد سامانه جامع مالی کرده و روال گردش کار آن را طی کنند.

یکی از اقلام اطلاعاتی که لزوم انتشار آن برای مدیریت شهری محرز است، شرح خدمات قراردادهای منعقدشده است. ازآنجایی‌که برای ارزیابی قراردادهای منعقدشده در شهرداری تهران، صرفا در اختیار داشتن موضوع و مبلغ قرارداد کفایت نمی‌کند و باید مشخص باشد که مبلغ توافق‌شده قرار است در چه مواردی هزینه شود، ضروری است که شرح خدمات قراردادها نیز به‌صورت کامل از سامانه قراردادها فراخوانده شده و در وبسایت شفاف منتشر گردد. بنابراین در جلسه روز ۲۶/۸/۹۷ مقرر شد انجام هماهنگی‌های لازم با شهرداری‌های مناطق و واحدهای تابعه شهرداری جهت ثبت و انتشار اطلاعات مربوط به شرح خدمات قراردادهایشان در اولویت کاری کارگروه قراردادها قرار گیرد و شرح خدمات قراردادهای شهرداری‌های مناطق نیز تا پایان آذرماه روی وبسایت شفاف منتشر گردد.

بنابر گزارش‌های واصله به کمیته، برخی واحدهای تابعه شهرداری بنابر بعضی ملاحظات سازمانی خودشان، از ثبت برخی از قراردادهایشان در سامانه قراردادها خودداری می‌کنند. در این جلسه، ضمن تاکید کمیته شفافیت بر آنکه هیچ استثنایی برای ثبت اطلاعات قراردادها در سامانه قراردادها وجود ندارد، از معاونت مالی خواسته شد تا موضوع را از واحدهای مذکور پیگیری کرده و گزارش آن را به کمیته ارائه دهد.

اجباری شدن تعیین عامل هزینه در هنگام درخواست وجه از طریق سامانه جامع مالی موضوع دیگری بود که در جلسه روز شنبه (۹۷/۸/۲۶) مورد بررسی قرار گرفت. در هنگام درخواست وجه در سامانه جامع مالی، فیلد «عامل هزینه» مشخص می‌کند که وجه درخواست‌شده در چه موضوعی است. درحال‌حاضر ده عامل هزینه در سامانه شناسایی شده‌اند؛ از جمله قرارداد، فاکتور و قبض. اگر گزینه قرارداد انتخاب شود، لاجرم باید اطلاعات مربوط به آن قبلا در سامانه قراردادها ثبت شده باشد. اما ازآنجایی‌که به گفته راهبر سامانه جامع مالی و نمایندگان اداره کل امور مالی، لیست عامل‌های شناسایی‌شده جامع نیست و همه موارد را دربرنمی‌گیرد، تعیین عامل هزینه اجباری نیست و حتی اگر هیچ عامل هزینه‌ای نیز مشخص نشود، فرایند درخواست وجه و تامین مالی می‌تواند انجام گیرد و این امر موجب شده است که برخی قراردادهای مناطق شهرداری بدون ثبت در سامانه قراردادها، از طریق درخواست وجه در سامانه جامع مالی تامین مالی شده باشند. به‌منظور ارتقای کیفیت و غنای اطلاعات سامانه قراردادها و جلوگیری از ایجاد مغایرت جدید بین اطلاعات سامانه جامع مالی و سامانه قراردادها مقرر شد تا کمیته سامانه جامع مالی زیرساخت‌های لازم برای اجباری شدن ثبت عامل هزینه در سامانه جامع مالی را حداکثر تا ۱۶ آذرماه فراهم سازد.